Contabilidad/administracion

La Organización
Un cuerpo asesora cuando:
a) Investigación permanente que puede mejorarse o innovarse.
b) Planea esas nuevas mejoras para su empresa en concreto.
c) Sugiere los planes concretos y detallados a la gerencia, hasta obtener su plena aprobación.
d) Obtiene la aceptación y colaboración de los jefes de línea, a base de convencimiento.
e) Instruye para la implantaciónde los nuevos sistemas, y ayuda a establecerlos.
f) Resuelve cualquier duda o problema que se puedan presentar en su operación, sobre todo al principio.
g) Revisa permanentemente los resultados, para estar siempre en condiciones de hacer otro vez sugerencias de mejoras

Ejemplo: para un departamento de ventas, un staff será un encargado de investigación de mercados, de la publicidad,etc. Para uno de producción, un encargado de control de calidad, métodos, etc. Para toda la empresa un departamento de personal, de organización, etc.

Un cuerpo sirve cuando:

a) Realiza tareas a nombre de los jefes de línea.
b) Lleva a cabo ciertas funciones en representación de los jefes de línea.

Los servicios que un funcionario o departamento staff realizan ‘’a nombre y enrepresentación de los jefes de línea’’, se fundan ordinariamente en alguna o algunas de las siguientes razones:
a) Los jefes no tienen la preparación técnica específica que requiere del servicio que ellos deberían realizar: todas las técnicas de selección de personal, de organización, de control estadístico, etc.
b) Los jefes de línea, aun suponiendo que tengan o puedan tener dichosconocimientos, no tienen tiempo de realizar esas funciones por si mismos, simplificación del trabajo, adiestramiento de los obreros, etc.
c) Por razones de uniformidad en su aplicación, conviene encomendar este servicio aspectos, determinación de vacaciones, concesión de permisos, autorización de prestamos, etc. En este caso conviene que se obtenga doble autorización: jefe lineal respectivo, y deldepartamento staff, para garantizar que este no se convertirá en funcional.

Lo mas importante en este aspecto de servicios es que el jefe staff haga notar constantemente ‘’ que no obra con autoridad propia, sino delegada’’, que lo hace ‘’ a nombre y en representación de la línea’’. Consiguientemente, asume la responsabilidad de conseguir en el mayor grado posible la autorización de los jefes de línea.No obstante las ventajas que supone la combinación de los sistemas lineal y funcional, el sistema de organización lineal y staff tiene ciertas desventajas:
1. Se confunden a veces los campos de autoridad lineal y staff.
2. Los jefes de línea tratan de nulificar a los staff, considerándolos como intrusos y teóricos.
3. Los funcionarios staff, por su parte consideran como incompetentesa los jefes lineales y, salvo que tengan personalidad nada consiguen.
4. Sus recomendaciones se interpretan mal con frecuencia.

Organigramas
Los Sistemas de Organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Graficas de Organización.
Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe serepresenta por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose por la unió de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.

La Organización
Para que sirven los organigramas
Estos utilísimos instrumentos de organización nos revelan:
1. La división de funciones.
2. Los niveles jerarquicos.
3. Las líneas deautoridad y responsabilidad.
4. Los canales formales de la comunicación.
5. La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele indicarse, sea por distintos colores, sea por distintos gruesos de la línea de comunicación, sea en forma más usual, marcando la autoridad lineal con línea llena y la staff con línea punteada.
6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
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