contabilidad documentos comerciales

1. DOCUMENTOS COMERCIALES

1.1 concepto: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizanen una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadaspor la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.




















2. CLASES DE DOCUMENTOS

2.1 Documentos informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.

2.2 Documentos externos: son aquellos emitidos fuera dela empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

2.3 Documentos internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: losinstrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).





















3. RECIVO DE CAJA O COMPROVANTE DE INGRESO.

3.1 Definición: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual   constanlos ingresos en efectivo recaudados por la empresa.   El original se entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con debito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.   Generalmente es un soporte de los abonos parciales   ototales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
RECIBO DE CAJA
No.001
CIUDAD Y FECHA: Bogotá 18/03/2012
RECIBIDO DE: Baccardi S.A
$1´121.000
DIRECCION: Cll 77 No. 56-70
LA SUMA DE(EN LETRAS): Un millón ciento veintiún milpesos m/cte.
POR CONCEPTO DE: Venta de mercancías

CHEQUE No.
BANCO
SUCURSALEFECTIVO
X
FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO



C.C. /NIT.
CODIGO
CUENTA
DEBITOS
CREDITOS

1105
Caja
$1´121.000


2365
Retefuente
$35.000


2408
IVA

$179.360

4135
Comercio al x

$1´121.000

3.2 Características:
3.3 Formato diligenciado y contabilizado:
El 18 de marzo vende mercancías a Baccardi S.A por valor de 1´121.000 IVA 16% Retefuente 3,5%.


4. LAFACTURA
4.1 Definición: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación serealice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.
Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este...