Contabilidad Hotelera

SISTEMAS DE MANEJO DE LA PROPIEDAD (PMS)

Con este nombre se conocen los sistemas informáticos para el manejo de los Hoteles, existen hechos a la medida y comerciales (Zeus, Amadeus, Huésped 21,etc) Estos sistemas se manejan a través de procesos como:

2.1 PARAMETRIZACION

Estos sistemas son manejados por módulos que requieren de una parametrización es decir crearle algunos datosespeciales de manejo como: usuarios, claves, asignación de códigos, plan de cuentas entre otros.

DIVISIÓN DEL SISTEMA DE PROPIEDAD

* Front office o from desk
* Back office
2.2 FRONT OFFICE
Este sistema consiste en módulos para el manejo de:
1. Modulo de Reservas
2. Modulo de Control de Ocupación
3. Manejo de la Contabilidad del Huésped
4. Auditoria Nocturna.
1. MODULO DERESERVAS:
- Muestra la disponibilidad y demanda de Habitaciones
- Genera el forecast o pronostico de ocupación para los próximos días
- Genera el Formato de Registro de Reservas

2. MODULO DE CONTROL DE OCUPACIÓN:
- Muestra el estado de las habitaciones (vacía, ocupada, vacía pero no disponible para la venta, en mantenimiento, reservada, funcionarios)
- Genera el formato de registro de loshuéspedes
- Indica que habitación se puede asignar al momento del Check In (llegada)
- Bloquea las habitaciones para venta al momento de un check out (salida), hasta que se encuentre limpia.

3. MODULO DE CONTABILIDAD DEL HUESPED:
- Realiza el manejo de los folios.
FOLIO, es un estado de cuenta donde se registran todas las transacciones, el proceso de timbrar o grabar este folio se conocecomo POSTEO.

CLASES DE FOLIOS:
* Folio Huésped o Cuenta Huésped
* Cuenta master o Cuenta Maestra ( grupos)
* Semipermanente (personas con privilegios especiales VIP.)
* Cuenta Ciudad o City Ledger ( cuentas por cobrar a no hospedados)
* Empleados
Produce informes de
* Relación de huéspedes (Nombre, c.c. dirección, teléfono, Fecha de llagada, Fecha de salida, deposito,etc.
* Control de caja ( relación detallada de las transacciones de cada turno)
* Reporte diario de Ingresos (muestra los movimientos del día, acumulado del mes, comparativo de mes anterior este es conocido como el informe de Gerencia.)
- Cancelación de cuenta.

4. MODULO DE AUDITORIA NOCTURNA:

* Genera el detalle y todos los totales del día, créditos y descuentos, durante cadaturno y de manera global.
* Revisa la exactitud de los cargos efectuados
* Verifica las entradas y los saldos Contables
* Verifica las tarifas cobradas
* Carga la tarifa de habitación e impuestos
* Saca el saldo de cada uno de los Departamentos
* Prepara las estadísticas, los informes de ingresos y el informe de Gerencia.
* Hace el Back up (copia de seguridad)
*Carga los no show
* Revisa las cuentas contra las transacciones de cada punto de venta.
* Elabora el listado de saldos elevados
* Cierra el sistema y lo coloca en ceros.

INTERFASES

2.3. BACK OFFICE

Contiene las aplicaciones Contables, sus principales módulos son:

* Modulo de cuentas por cobrar
* Modulo de tesorería y cuentas por pagar
* Modulo de nomina
*Modulo de inventarios
* Modulo de compras
* Modulo de presupuesto
* Modulo de grabación de movimientos
* Modulo de informes oficiales
. ORGANIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD HOTELERA

La Contabilidad en un Hotel debe estar compuesta de dos secciones:
a. Contabilidad General
b. Contabilidad de Costos
a. La Contabilidad General: Comprende aquellas labores encomendadas a alvigilancia directa del Contador y hacen relación al control de los fondos tanto a lo que concierne a los ingresos como a los desembolsos y a la presentación de Estados Financieros y de informes.
b. La contabilidad de Costos: Ejecuta la vigilancia de todas aquellas operaciones relacionadas con los bienes y servicios inherentes a la producción de comestibles y bebidas. Igualmente vigila las...