Contabilidad Y Finanzas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
REGIONAL GUAVIARE - CDATTG
ACTIVIDAD DE APOYO A LA FUNDAMENTACION

EJERCICIO 1

Consultas

CAJA MENOR

Concepto: La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras enalgunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitución del fondo de caja menorAl constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
110510 | 100.000 |   |
111005 |   | 100.000 |
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de lossoportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX | 80.000 |   |
111005 |   | 80.000 |
| | |
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes

Reglamento:

PRIMERO. CREACION Y MONTO. La creación del fondo fijo de caja menor se hará medianteexpedición de cheque de la empresa a favor del responsable de dicho fondo, con el debido comprobante de egreso y mediante entrega del reglamento del mismo. El monto de la caja menor será fijo hasta tanto no se apruebe nada en contrario, su valor ascenderá a la suma de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ( $ 150.000).
Su aprobación se hará en reunión de Junta Directiva y como prueba de ello se haráconstar en el acta que se eleve de dicha reunión y que será firmada para su validez. Cualquier modificación del monto estipulado se hará en reunión de Junta Directiva y su modificación deberá hacerse constar en el acta respectiva, copia de la parte pertinente será enviada al responsable de su manejo para su inmediato cumplimiento.

SEGUNDO. RECIBOS DE CAJA MENOR. Los documentos soporte del fondo fijode caja menor relacionados con los gastos incurridos serán las facturas o recibos debidamente firmados por el respectivo beneficiario del pago y tendrán el membrete de la empresa en donde se relacione el nombre y el Nit de la misma.

TERCERO. AUTORIZACION DE GASTOS. Toda erogación o gasto de caja menor deberá corresponder a gastos por cabuya, bolsas, transporte urbano, formularios tributarios,fotocopias.

CUARTO. PAGOS AUTORIZADOS POR CAJA MENOR. Se autorizan los pagos debidamente soportados contablemente con facturas, cuentas de cobro, tiquetes de registradora y en fin cualquier documento que represente legalmente la erogación o gasto, siempre que dicho pago no exceda de VEINTE MIL PESOS M/CTE.

QUINTO. REINTEGRO ORDINARIO DE GASTOS. El fondo fijo de caja menor será reembolsableuna vez agotados sus fondos hasta en un la suma de CIENTO VEINTE MIL PESOS MCTE($120.000), caso en el cual se debe solicitar su reembolso, una vez llegado al tope previsto de gastos soportados por los recibos correspondientes.

SEXTO. REINTEGRO EXTRAORDINARIO. Todos los meses y para efectos de cumplir el principio contable de prudencia y que los gastos queden debidamente registrados en el mes enque se originaron, se hará necesario hacer un reintegro contable de los mismos, para el efecto la persona encargada del manejo del fondo fijo de caja menor, presentará al Contador, una relación similar a la requerida para el reintegro del Fondo, a fin de ordenar allí por código los gastos efectuados y que no han sido reembolsados hasta la fecha. Quedando claro que este reintegro no origina...