Contabilidad

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.-

Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, paraser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, asísucesivamente.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuantía.

- Gastos de fotocopias
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de servicios de limpieza
- Gastos de artículos delimpieza
- Se puede considerar pago de compra de susministros excepcionalmente

b).- Este tipo de gastos se efctua el pago en efectivo.

C).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)

REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DECUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES

1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero enefectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.

1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos conCheques.

1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en cuando con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. .Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previoestudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante

1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsablepuede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.

Enambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.

1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable...