Contabilidad

Registro de las operaciones
Las operaciones repetitivas: libros especiales
Cada operación se efectúa un asiento contable, esto es práctico para empresas que tienen pocas operaciones. En empresas que tienen un número considerable de operaciones, la técnica contable ha desarrollado diferentes formas de registro para simplificar la contabilidad.
En las empresas que realizan miles de operacionesdiarias no es posible ni práctica hacer un asiento contable para cada una de ellas. Para facilitar su registro es necesario agrupar las operaciones repetidas y destinar un libro especial para su registro. Por ejemplo los ingresos y egresos de caja pueden controlarse y registrarse atreves de un libro diario de ingresos y egresos, las compras mediante un libro diarios de compra; etc.
De estamanera, las operaciones repetidas se controlan y registran en Diarios destinados exclusivamente para ello, obteniéndose resúmenes cuyos importes totales se registran en libro mayor.
Las ventajas de los libros especiales diarios son los siguientes:
* El registro es más simple: solo se utiliza una línea por cada operación. El diario tiene espacios destinados para controlar y contabilizar laoperación. Por ejemplo, el diario de ventas tendrá espacios destinados para la fecha de la factura, su número, el nombre del cliente, su importe, los descuentos en su caso, etc.

* Se elimina el asiento de cada operación en el libro de mayor en forma individual, de modo que el total se registra mensualmente; por ejemplo, si una empresa ha realizado 500 ventas durante el mes, no se contabilizanen el mayor las 500 facturas, sino que solo se contabilizan los totales de las ventas del mes una vez y no muchas veces.

* La división del trabajo es factible y varias personas pueden contabilizar las mismas operaciones simultáneamente.

* La contabilización de las operaciones de la empresa se especializan, dado que la persona o personas que registren estas operaciones se familiarizancon ellas y su trabajo se torne más eficiente.

* Se ejerce un mayor control sobre las operaciones dado que un libro diario especial deberá diseñarse para vigilar diariamente la secuencia numérica de las aperciones repetitivas. Por ejemplo la numeración progresiva de las operaciones de venta, los recibos de ingreso de caja, de los cheques, de las entradas de almacén, etc.
A continuación sedescriben los libros especiales de mayor uso: el diario tabular, el diario de ventas, el diario de compras y el diario de ingresos y egresos, que también se denominan de caja y bancos.
Diario tabular
Para eliminar una multitud de transferencia del libro diario al libro mayor, las operaciones se pueden registrar en un libro diario tabular diseñado en forma horizontal, en lugar de estar dispuestosen forma vertical, como el libro diario general continental.
El diario tabular tiene una serie de columnas dobles donde se asientan los cargos y abonos de cada cuenta que tenga mayor numero de operaciones repetidas; para las operaciones poco repetitivas, al final se destina una columna doble con un espacio para el nombre de la cuenta que se afecta.
De esta manera se obtienen concentraciones oresúmenes por el total de la suma de las operaciones repetitivas, las cuales son pasadas o transferidas al libro mayor una vez al mes.
Modelo del libro diario tabular
Mes de 20XX 0102 0111 4001 0120
día | Asiento o referencia | Banco | Clientes | Ventas | Almacén |
| | Debe | Haber | Debe |Haber | Debe | Haber | Debe | Haber |
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(1) | (2) | (3) | | (4) | | (5) | | (6) | |
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Al fin de cada mes debe hacerse un resumen de los...