contabilidad

Los Principios de la Administración y su aplicación en la Archivística
Katia Castro Cruz
El papel de la Administración en la Sociedad Moderna
La vida moderna gira alrededor de las organizaciones1. La mayoría de las actividades humanas requiere que las personas se asocien en grupos para llevarlas a cabo. Es materialmente imposible pensar que una persona individualmente se pueda proveer por símisma los bienes y servicios con los que hoy contamos. Por ejemplo, la provisión de bienes de consumo requiere de la existencia de organizaciones que puedan ofrecerlos, mientras que la provisión de ciertos servicios como agua potable, electricidad y telefonía requiere que existan organizaciones capaces de suministrarlos.
Estas organizaciones involucran la participación de personas, recursosmateriales y procesos. Sin embargo, la sola existencia de personas o recursos materiales no asegura que una organización pueda llevar a cabo el fin que se propuso cumplir. La capacidad de dirigir a las personas hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos (personales e institucionales), optimizar el empleo de los recursos materiales y llevar a cabo los diferentes procesos de unaorganización son elementos esenciales para que esta se dirija hacia el éxito.
Ante este panorama las organizaciones han encontrado en la Administración un conjunto de modelos y estrategias para la solución de sus problemas. El papel de la Administración “es la conducción racional de las actividades de una organización, con o sin ánimo de lucro. Ella implica la planeación, la organización (estructura),la dirección y el control de todas las actividades diferenciadas que la división del trabajo presente en una organización”.2
Administración y Archivística
La Administración no es una práctica reciente. Se tiene conocimiento de que desde la antigüedad muchas sociedades recurrieron a esta disciplina para organizarse. Ejemplo de ello son algunas referencias bíblicas en las cuales están presenteselementos administrativos tales como la delegación de autoridad y la toma de decisiones. Otras evidencias de la aplicación de la Administración son los Papiros Egipcios, el Código de Hammurabi, las Parábolas de Confucio y el Derecho Romano.
El desarrollo de la Administración se ha visto influenciado por diferentes corrientes de pensamiento y eventos históricos. Filósofos como Socrátes yPlatón, la organización eclesiástica de la Iglesia Católica, la organización militar y algunos economistas liberales como Adam Smith y David Ricardo, han hecho sus aportes a la teoría administrativa.
No obstante, la Administración como ciencia surge a principios del siglo XX. Pensadores como Taylor, quien ha sido reconocido como el Padre de la Administración Científica, sentaron principiosfundamentales que hoy prevalecen.3
Si nos detenemos a pensar ¿cómo es que en la actualidad podemos realizar tales afirmaciones sobre la evolución de la teoría administrativa?, podemos concluir que mucha de la información sobre del desarrollo de dicha teoría se encuentra en documentos. Los historiadores han sustentado muchas de sus investigaciones en documentos y estos siguen siendo materia principal para lainvestigación histórica.4
Esto conlleva a pensar que desde la antigüedad ha existido preocupación por custodiar dicha evidencia. Son muchos los estudios que han permitido concluir que “los archivos, la archivística y los profesionales relacionados aparecen con la escritura.”5 Estudios arqueológicos han demostrado que “... durante la era de las tablillas de arcilla (3000 AC a 500 AC), losdocumentos eran conservados por la oficina que los había creado y recibido.”6
Es por eso que se puede afirmar que la Archivística -en un sentido menos estricto que en su concepción actual- es una práctica muy antigua. Tradicionalmente, la Archivística fue concebida con fines históricos. Como ciencia de los archivos surge a principios del siglo XIX, cuando se empieza a reflexionar sobre el...