Contabilidad

2. La factura

Introducción

La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compra venta.

Se confecciona a partir de los datos consignados en el pedido y reflejados en el albarán.

Cuando el proveedor no ha recibido ninguna reclamación sobre el pedido solicitado, remitirá al cliente la factura de compra.

La factura se realiza como mínimo por duplicado acompañandosiempre al original al comprador o empresa compradora.

La emisión de la factura debe reunir una serie de requisitos establecidos por la ley.

La legislación mercantil a través del código de comercio y la legislación fiscal mediante la ley del IGIC y del IVA, regula los diferentes aspectos de la factura.

La factura consta de 3 apartados

Membrete, datos identificativos del cliente y delvendedor.

Descripción de la mercancía.

Cálculo del importe.

A) Membrete

El membrete o razón social de la empresa vendedora son los datos de identificación personal y fiscal.

El Nº de referencia y fecha de emisión de la factura.

Las facturas deben estar numeradas y ser correlativas, sí estas no son numeradas igualmente deben seguir un determinado orden. Toda factura tiene quecontener la fecha de emisión para que pueda ser archivada y localizada.

Y por último deben figurar los datos del cliente juntamente con sus datos fiscales.

B) Cuerpo de la factura o descripción de facturas

En este apartado se relaciona o se detalla todo lo relativo con la mercancía vendida por parte del proveedor:

• Referencia del artículo: Todo artículo tiene que tener datos deidentificación ya que la hace diferente a otro de similares características.

• Concepto o clase del artículo: Expresa el artículo que deseamos comprar.

• Cantidad: Viene expresada las unidades que se compran de ese artículo.

• Precio por unidad: Expresa el precio de ese artículo.

• Tanto por ciento del descuento directo: Hay ocasiones en las que los proveedores realizan un descuento directo sobreese artículo.

• Total: Es el producto de multiplicar el nº de unidades vendidas por su precio correspondiente menos el descuento directo sí es lo que lo hay.

Calculo de la factura

El importe total de la factura se calcula teniendo en cuenta el importe de la venta menos los descuentos más los gastos que forman parte de la base imponible más el % de impuesto más los gastos fuera de facturasí es que los hay.

Imp. venta - Dto + gastos (BI) + %IGIC + Gastos (FF)

La emisión y envío de la factura pueden producirse en 3 diferentes momentos.

En el momento en el que se produce la operación. Es decir cuando el cliente paga directamente y el proveedor firma la factura, lo cual indica que el cliente ha pagado.

Dentro del plazo establecido entre el cliente y el proveedor.

Eshabitual que la factura sea entregada el último día del mes.

Hay ocasiones generalmente en comercios pequeños que el albarán hace también de factura, para lo cual el albarán tiene que estar valorizado, cuando este es pagado el proveedor lo firma por lo que indica que ya ha sido pagado.

Aprobación de la factura

La factura debe de ser comprobada por el departamento de compra antes de su pago.Dar conformidad a la factura consiste en comprobar que se ajusta a lo establecido en el pedido y en el albarán. Una vez concluido este proceso de control, será remitida al departamento de contabilidad para su posterior registro y pago. Antes de proceder a la aceptación de la factura hay que tener en cuenta:

Control de las unidades facturadas: comparando el pedido cursado con el informe querealiza el almacén de las mercancías recibidas.

Control del cumplimiento de las especificaciones técnicas: esto lo realizará el departamento de calidad cuando la mercancía esté en la empresa.

Comprobación de los precios: se realiza teniendo presente los ya remitidos por el proveedor y aceptados por el cliente.

Comprobación de los gastos y otros costes: como transporte, envases y embalajes,...