contabilidad

INTRODUCCION

En el presente informe hablaremos de los archivos administrativos. Daremos a conocer su definición, clases y características. Pues es importante tener conocimiento de este tema en nuestro programa de Contabilidad y Finanzas, ya que las empresas necesitan de establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlos y clasificarlos bajo los principios archivísticos queprofundizaremos más adelante. Además con la introducción de las tecnologías de la información en la gestión de los procesos administrativos, la información se convierte en base de datos. De esta manera, en la actualidad ya se puede hablar de un lado de la organización de los documentos administrativos en papel y de otro lado de la organización de los documentos electrónicos.

Para realizar elpresente informe se investigó la cibergrafîa sugerida en la guía de aprendizaje No. 03 Documentos Contables y Títulos Valores.



















ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

 Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren serconservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar losregistros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

Tenemos diferentes clases de archivo:

-         CENTRALIZADO
Las ventajas del archivo centralizado son:
-         Orden y control.
-         Asequible a todos.
-         Economiza duplicados.-         Economiza espacio y equipo.
-         El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
-         Es estático.
-         Requiere personal especializado.
-         Retrasa la información.
-         Riguroso en el préstamo.

-         DESCENTRALIZADO.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
-         Mayor autonomía.
-         Ajuste permanente.-         Rapidez de acceso.
-         No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
-         Normas estrictas en cuanto al número de copias.
-         Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
-         Puede faltar información.
-         Falta de conocimiento del personal.
-         Incremento de las tareas.
-         Búsqueda y control de losdocumentos difícil.

-         MIXTO.
Las ventajas del archivo mixto son:
-         Mayor elasticidad.
-         Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
-         Coordinación efectiva entre las dependencias.
-         El archivo central debe establecer normas.
















SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Los archivos seseleccionan de acuerdo a los siguientes criterios:
1. Los documentos se clasificaran respetando la procedencia del documento
2. Los documentos se ordenaran respetando el orden cronológico, numérico y alfabético.
3. Los documentos se clasificaran y ordenaran en series documentales.
4. Los archivos de oficina se clasificaran de acuerdo a la estructura que generan los documentos.
5. Los archivoscentrales se clasificaran siguiendo el principio de procedencia de las secciones documentales y al orden original.
6. Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para ser dispuesto a su inmediata consulta.
7. Los archivos se forman en cada unidad administrativa, en archivos principales y auxiliares.
8. Los archivos principales se constituyen con...