contabilidad

SOPORTES CONTABLES INTERNOS Y EXTERNOS
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos, cuando se hacen en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segúnel tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes contables deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico yconsecutivo de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes contables pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.
SOPORTES INTERNOS:
-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados enefectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información contable.
-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastosde transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.
-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cualespara efectos de control deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por elbeneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago.
-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual sediscrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con lasdisposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes.
-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y parasoportar el registro en el sistema de información contable.
-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.
-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como...