Contabilidad

DIVISION DE FINANZAS
Funciones del departamento de contabilidad
Si la recepción es el sistema nervioso de un hotel, es el departamento de contabilidad o las oficinas de finanzas es el cerebro donde se planean, presupuestan y analizan todas las actividades divisionales departamentales. En el departamento de contabilidad de un hotel moderno se desempeñan cuatro funciones principales:
1.Contabilidad precisa
2. Control de costos efectivo
3. Pronostico precisos
4. Reportes financieros.
La contabilidad precisa es la responsabilidad más antigua del departamento de contabilidad. Casi todas las funciones contables son de naturaleza técnica y requieren capacitación o experiencia especializada. Sin embargo, los gerentes y subgerentes de las otras divisiones y departamentosnecesitan saber algunos conceptos contables básicos.
INGRESOS GASTOS Y GANANCIAS
Los principales ingresos de hotel los generan las habitaciones los complementan otras aéreas como servicios de alimentos u bebidas, cargos de teléfono, servicios de valet y de lavandería. Etc. Los ingresos se reciben directamente de los clientes o de sus jefes e indirectamente a través de los representantes del hotel,los agentes de viajes y los mayoristas de excursiones. Los ingresos totales que recibe el hotel se denominan ingresos brutos, de los ingresos brutos, se deben deducir gastos de operación tales como servicio (luz, agua), nominas, teléfono y publicidad, entre otros, para determinar las ganancias.
Por ejemplo, supongamos que el hotel recibe 300000 dólares por ventas brutas en un mes. Si los gastosde operación, o gastos generales, suman 250 000 dólares al mes, la ganancia mensual es de 50 000 dólares. Si los gastos generales aumentan o el ingreso disminuye, las ganancias disminuyen.
Las diversas actividades que se requieren para seguir el curso de los ingresos y gastos determinar las ganancias y planear para el futuro, son responsabilidad del departamento de contabilidad.
ORGANIZACIÓN DELDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
El departamento de contabilidad o de finanzas es responsable de elaborar presupuestos, manejar solicitudes de crédito, realizar la contabilidad, manejar la nomina, ordenar los artículos necesarios para la oficina y planear el futuro financiero del hotel.
El contralor, o gerente de contabilidad, es generalmente la autoridad de más alto rango en este departamento, elcontralor se reporta directamente al director ejecutivo del hotel y es responsable de planear e implementar procedimientos de contabilidad supervisar al personal de la división y preparar los reportes financieros. Sus dos responsabilidades más importantes son el análisis del ingreso y el control de los gastos de operación.
En un hotel grande, al contralor puede asistirle un contralor depresupuesto, un gerente de crédito, un jefe de contabilidad y un gerente de nomina. El contralor de la división de alimentos y bebidas también puede formar parte de la división de contabilidad.
La función principal del personal de contabilidad es asentar los cargos y pagos en la cuentas de los huéspedes, y llevar registro detallados del dinero que se debe a los proveedores (lavanderías comerciales,vendedores de cristalería, etc.)
Si se contrata a un contralor de inventario, este deberá supervisar el recibimiento, el almacenamiento y la entrega de provisiones a los almacenes donde se guardan los artículos de la división de alimentos y bebidas y los artículos de limpieza. El gerente de compras es responsable de investigar los lugares donde se venden las provisiones y el equipo y de averiguar suprecio, como también de surtir las órdenes de compra.
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Herramientas de Contabilidad
Los principales documentos y libros de contabilidad utilizados por la oficina de finanzas son los siguientes:
* Cuentas Facturas y recibos de los huéspedes
* Diario de ingreso de caja
* Diario de cuentas por cobrar
* Diario de Egresos de caja.
* Órdenes de Compra
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