contabilidad

COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA
CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Se utiliza la comunicación escrita en lugar de la oral:
Se puede registrar, por lo tanto no se puede decir “No me has dicho”
Facilita la comprensión y permanencia del mensaje que se quiere transmitir, influyendo en el buen funcionamiento de la empresa
Realza la imagen de la empresa, orden, profesionalidad,cultura….
La comunicación escrita posee unas características propias:
La permanencia = es la más significativa, ya que perduran mientras existan los soportes que los conservan. Por ello deberemos ser cuidadosos con los que escribimos ( tachones, faltas de ortografía )
Es una comunicación diferida = el emisor no está, generalmente, en el momento de la recepción, por lo que no es posible laretroalimentación ( feedback )
Requiere una mayor elaboración del mensaje = a diferencia de la oral en la que podemos ayudarnos de los gestos por ejemplo para expresar una idea, en la escrita es más difícil
Permite la comunicación múltiple y simultanea = emitir el mismo mensaje a muchas personas a la vez ( una circular )
Se produce entre personas desconocidas = en el mundo empresarial es muy común que notengan trato personal y se comuniquen por escrito
El mensaje es impersonal y voluminoso = se realizan con equipos tecnológicos pero siempre con alguna característica impersonal
TECNICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Ya que no nos podemos apoyar en factores como: entonación, énfasis, gestos. Etc, para conseguir una buena comunicación escrita tendremos presentes estas normas:
Pensar lo que vamos aescribir = que vamos a escribir y por qué lo escribimos, ya que todo escrito debe satisfacer al receptor
Pensar a quien vamos a escribir = situarnos en el lugar del receptor y adaptar nuestro vocabulario al del lector
Expresar las ideas de forma clara y breve = expresar el máximo de ideas con la menor cantidad de palabras
Cuidar la gramática y presentación = la acentuación, el género, el nombre,evitar manchas y rectificaciones….



También hay unas normas generales para la correspondencia comercial:
Cuidar la presentación = manchas, rectificaciones, que no tenga falta de ortografía…
Seguir un orden de exposición = separar por párrafos cada tema tratado
Utilizar palabras de uso común = el uso exagero de tecnicismos y frases largas dificulta la lectura
CLASIFICACION DE LACOMUNICACIÓN ESCRITA
La clasificación puede ser interna ( departamentos y secciones de la empresa ) o externa ( proveedores, clientes..)
Además de interna o externa, también se pueden clasificar en:
Según los soportes utilizados = documentos, correspondencia, propaganda, prensa….
Según los medios tecnológicos para su elaboración = manuscritos, mecanográficos, reproducciones….
Según el medio detransmisión o envío = correo ordinario o correo electrónico
COMUNICACIÓN INTERNA
La información interna se elabora a través de:
Boletines y periódicos de venta = su emisión suele ser entre semestral y mensual, de contenido comercial
Catálogos de prestigio = publicaciones que ofrecen la imagen empresarial y de sus productos, siendo su emisión baja, de 1 a 5 años
El tablón de anuncios = dirigido avendedores y comerciales, recoge encuestas de opinión y avisos de urgencia
COMUNICACIÓN EXTERNA
Se utiliza cuando se tiene que enviar o recibir información de personas o empresas en relación comercial o de servicios, a través de la carta comercial ( por correo ordinario o por e.mail ) conservándose en papel impreso o en ficheros informáticos
También se utilizan comunicaciones externas breves, como elsaluda, la felicitación, la invitación…

DOCUMENTOS Y COMUNICADOS BREVES
COMUNICADO INTERIOR O MEMORANDUM
Las comunicaciones entre departamentos se hacen generalmente por teléfono, aunque en ocasiones es precioso dejar constancia escrita del mensaje ( MEMORANDUM )
Normalmente se hacen por triplicado ( un original y dos copias ), el destinatario se queda el original, el emisor la copia...