Contabilidad.

LIBROS DE CONTABILIDAD.

Todo comerciante conformará su contabilidad, sus libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contableaquellos que sirven para registrar las operaciones por medios mecanizados o electrónicos, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o cualquier medio similar. Los libros de comercio y la contabilidad deberán llevarse en el domicilio del comerciante, de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad, en idioma oficial, al igual que loscomprobantes. Integrarán la contabilidad todos los comprobantes que respalden las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas existirá la debida correspondencia, sopena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.

Clases.

Para los efectoslegales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá como tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos. Los siguientes libros se consideran como obligatorios:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y unbalance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales.

Las partes de dicho libro son:

* Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados (generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta y equipo).

* Cuentas ydetalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta únicamente el número del anexo que amplía la información. Éste es el caso de mercancías, que tienen grupos y subgrupos de artículospara detallar.

* Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad.

* Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

* Valor total: en esta columna se escribe el valortotal correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo, : grupo de activo, grupo de pasivo.

Registro.

Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

* Cantidad: aquí seregistra la cantidad de artículos inventariados (generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta y equipo).

* Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos, anotando junto ala cuenta únicamente el número del anexo que amplía la información; éste es el caso de mercancías que tienen grupos y subgrupos de artículos para detallar.

* Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad.

* Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de...