Contabilidad

  DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.
Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.
Eldepartamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tout operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitoscorrespondientes para garantizar las reservas.
La función del departamento de reservaciones
        1. El sistema de reservaciones
        2. Documentación de reservaciones
        3. Control de reservaciones
        4. Reportes
        5. Pronósticos de ocupación
        6. Sistemas automatizados de reservaciones
POLÍTICAS EN EL CASO DE RESERVACIONES INDIVIDUALES:
Reservaciones  Individuales: Son aquellas que se solicitan para un mínimo de una persona y un máximo de 14 personas y tienen la misma fecha de llegada y salida.
Estas solicitudes podrán ser efectuadas a través de.
Correo
Fax
Correo electrónico
Teléfono
Personalmente en las oficinas del hotel.
Dichas solicitudes las podrán realizar:
• Si el cliente, cuya reservación está solicitando, se compromete a llegaral hotel antes de las 18:00hrs, se le garantizará sin más su reservación pero solo hasta dicha hora.
• Si el cliente llega   después de las 18:00hrs, se le exigirá un depósito de garantía para confirmarle el cuarto.
• Si no hay tiempo para el depósito se solicitará al cliente el número de su tarjeta de crédito para garantizar su reserva.
* DEPARTAMENTO DE RECEPCION
El departamento derecepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, telex, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada.
Organización y funciones
Hay que decir que la organización deldepartamento de recepción varía de un establecimiento a otro sensiblemente, no es lo mismo un hotel rural que un hotel en la costa, la organización es distinta.
Hay una gran gama de factores que se dividen directamente en la organización de este departamento, entre los que vamos a destacar como importantes:
2.1) Factores:
* A) Tipo de establecimiento
* B) Categoría del mismo.
* C)Ubicación
* D) Tipo de clientela
* E) Grado de mecanización o automatización.
A) El tipo de establecimiento repercute en la organización y va en relación directa con la cantidad, variedad y calidad de los servicios.
B) La categoría del establecimiento afecta a la organización, el grado de especialización de los empleados será mayor cuanto mayor sea la categoría. En hoteles de máxima categoríaserá más factible una mejor racionalización del trabajo, dividiendo y relacionando las actividades que debe realizar cada trabajador.
C) La ubicación y el tipo de clientela, que suelen ir paralelamente, tienen su importancia en relación con la organización. Por ejemplo, no es igual la organización en la recepción de un hotel de congresos, donde habrá un elevado porcentaje de entradas y salidasdiariamente, al ser un turismo de paso con un bajo índice de pernoctaciones. El turismo en un hotel de costa es todo lo contrario, al ser un turismo vacacional donde los clientes que se registren o salgan a diario es mínimo.
D) El grado de mecanización y automatización afecta directamente a la organización, especialización de los empleados y a la cantidad de los mismos necesarios en la recepción,...