Contabilidad

El proceso lo inicia la empresa cuando contacta con la organización auditora y le solicita la realización de una auditoría de su sistema de gestión de la prevención. Una vez recibida la solicitud, es crítico que la organización auditora reúna la información esencial de su cliente para poder conocerlo, así como para identificarle sus necesidades.
Los pasos a dar por parte de la organizaciónauditora podrían ser los siguientes:
Conocer a la empresa
• Actividad productiva y sector empresarial.
• Principales procesos, equipos y materias primas empleadas. Actividad constante o por temporada.
• Modalidad preventiva
Actividades asumidas con recursos propios.
Actividades concertadas con servicios de prevención ajenos
• Número de centros de trabajo
• Trabajadores por centro
Trabajadoresfijos, subcontratados y por Empresas de Trabajo Temporal (ETTs).
Trabajo o no a turnos y número de turnos.
Horario y jornada laboral.
• Existencia o no de representantes de los trabajadores.
• Legislación específica del sector y convenio colectivo aplicable.
• Ubicación sede principal, direcciones, teléfonos y personas de contacto, etc.
Cuanta más información disponga el equipo auditor antesde comenzar la auditoría, más eficaz será el desarrollo de la misma.
Definir el propósito de la auditoría
• Es una auditoría inicial o periódica.
• Es voluntaria, obligatoria por plazo o a requerimiento de la autoridad laboral.
Definir el alcance
El alcance establece y delimita los límites de la auditoría, lo que entra dentro del proceso y lo que queda fuera. En las auditorías de gestión, enteoría los límites podrían ser geográficos (sólo se auditan los centros de Mallorca), temporales o funcionales (se audita la actividad de construcción de la empresa y no se audita la de hostelería). Normalmente, el alcance se suele definir de común acuerdo entre auditor y auditado.
En una auditoría reglamentaria, no se puede limitar geográficamente el alcance. La normativa sólo permite limitarel alcance en los aspectos temporales y funcionales y siempre dentro de unos parámetros ya definidos en la propia norma. Estos parámetros serían los siguientes:
• Aspecto temporal
– Auditorías iniciales: de la fecha de la planificación de la actividad preventiva hasta la realización de la auditoría.
– Auditorías periódicas: de la fecha de la última auditoría hasta la realización de la auditoría.– Auditoría a requerimiento: de la fecha señalada en el propio requerimiento, o en defecto de la misma la fecha de la planificación de la actividad preventiva, hasta la hasta la realización de la auditoría.
• Aspecto funcional
– Se auditan todas las actividades de la empresa, o lo que es lo mismo, todas las actividades que se realizan bajo un mismo CIF.
– Se auditan todas las actividadespreventivas realizadas con recursos propios, con lo que inicialmente quedarían fuera las actividades concertadas con servicios de prevención ajenos.
– Determinar, los recursos materiales y humanos que serán precisos para el proceso auditor, así como su duración y coste.
• Es fundamental, definir el o los equipos auditores precisos. En cada equipo como mínimo ha de haber un Auditor jefe.
–Auditor/es jefes. Dirigen el equipo.
– Auditor/es. Siguen las instrucciones del Auditor Jefe.
– Experto/s. Sólo asistirán cuando el auditor jefe prevea, por la complejidad del sector u otros factores, que es precisa su asistencia. Son asesores del equipo auditor en algún aspecto específico, por lo que no es preciso que estén durante toda la auditoría.
– Observador/es. No forman parte del equipo auditor,son auditores en proceso de formación.
Con la información anterior, se prepararía un presupuesto para realización de la auditoría. Una vez revisado y aceptado por el cliente, se formalizaría por contrato la realización de la auditoría.
Preparación
Recabar información adicional
Una vez que la empresa ha contratado la auditoría, la organización auditora tiene la responsabilidad de planificar...