Contabilidad

¿Qué es la Contabilidad?
En cada una de las etapas mencionadas, se aplica una técnica que debe corresponder a las actividades que se realizan en cada una de ellas; sin embargo, antes de que una empresa inicie el procedimiento de cobranzas, debe tener dentro de sus prácticas de control actividades como envió de estados de cuentas mensuales a los deudores y un sistema de recordatorio deldepartamento de cobranzas.
El envió de estados de cuentas mensuales a los deudores de una de las practicas más comunes, tanto en crédito comercial como en consumidores. Los estados de cuenta sirven para que el deudor pueda verificar los cargos que se le han hecho en cuentas por sus compras, cargos financieros y los abonos por sus pagos: normalmente, la elaboración de estos estados de cuentageneralmente está a cargo del departamento de contabilidad y su forma depende de los métodos de registros que utilice la empresa.
No obstante, deben ser controlados por los funcionarios encargados de las cobranzas. Generalmente muestran los saldos vencidos durante meses anteriores y una descripción de las facturas que se le han cargado en cuenta de los pagos del cliente, una forma de este estado puedeobservarse en el modelo |||. 1 el cual contiene la mayoría de los aspectos que generalmente se asientan en cualquier otro modelo. Independientemente de la variedad de modelos que puedan existir en vista de que cada empresa diseña el suyo de acuerdo a sus necesidades es importante que se tenga en cuenta su utilidad como medio de recordatorio y verificación de operaciones con el cliente.
En cuenta a lautilización del sistema de recordatorio del departamento de cobranzas, en una empresa que maneja en pocas cuentas por cobrara es posible estudiar u observar cada caso en forma individual, en periodos de tiempo relativamente cortos.
Para esto debe disponer de un registro suplementario, tarjeta índice o archivo especial del cliente que le recuerde que se han hecho las gestiones posibles paraefectuar los cobros correspondientes. En el caso de las compañías que manejan muchas cuentas, no es practico utilizar el mismo sistema de recordatorio señalado anteriormente, sino uno que de acuerdo a la gran cantidad de cuentas que maneja tenga como objeto en primer lugar recordar al departamento de crédito las cuentas vencidas que cada día requieren su atención y en segundo lugar registrar laacción tomada en el esfuerzo de cobranza, así como también la fecha en que esta acción se tomo.
1. La etapa de recordatorio.

Una vez que se haya cumplido con el envió de los estados de cuenta mensuales, se procede a de revisar el registro de recordatorios del departamento de cobranzas antes de iniciar el procedimiento de cobro. El primer recordatorio manifestado al cliente que no ha cumplido consu pago habiendo ya pasado la fecha de vencimiento de su factura. En normal, que transcurran varios días entre las fechas de vencimiento y las de recordatorio. La primera notificación de cobro, a manera de recordatorio, debe ser moderada e impersonal.
La técnica en esta etapa puede consistir en un estado donde figura los conceptos de la deuda, copia fotostática o duplicado de facturas vencida,correspondientes a través de correo electrónico, llamas telefónicas, tarjetas impresa o estados de cuenta los cuales se envían a los deudores de acuerdo al tiempo atrasado. Estos recordatorios pueden ser repetidos si enviado un primer recordatorio no se obtiene el pago de la cuenta en reclamo. Cualquiera de las modalidades de técnicas mencionadas que se utilicen en esta etapa es principalmentecon el propósito de que:
a) El cliente recuerde que tiene pagos vencidos.
b) El cliente pague a la brevedad posible.
c) Se evite el envió de un segundo o tercer recordatorio y en consecuencia, se minimicen los gastos de cobranza.

Se puede dar el caso de que el cliente haya efectuado su pago, en la fecha posterior al envió del primer recordatorio y anterior al recibo de este; en...