Contabilidad



I. PLAN Y MANUAL DE CUENTAS


CONCEPTO: El Plan de Cuentas es un listado de las cuentas que utiliza la empresa, ordenadas y codificadas de acuerdo a un método previamente establecido, considerando el giro y las actividades comerciales que realiza, y el tamaño y tipo de empresa.
Lo anterior determina que cada empresa debe elaborar su propio plan de cuentas, de acuerdo a las necesidades deinformación y control que requieran los usuarios internos y externos de ella.

La finalidad de tener un buen plan de cuentas se hace evidente desde el mismo momento de la iniciación de actividades de la Empresa, ya que sirve de base para organizar el sistema contable, el cual, unido al "Manual de Cuentas" que detalla su empleo y tratamiento contable, se constituyen en los elementos básicos pararegistrar hechos económicos. Para que el plan de cuentas pueda cumplir su finalidad se requiere entre otras cosas, que cumpla con los siguientes requisitos mínimos:

a) Que sea suficientemente amplio como para abarcar todas las actividades que proyecta realizar la empresa.

b) Que sea práctico, vale decir, que haya sido confeccionado tomando en cuenta las posibilidades materiales de empresaen cuanto a su tamaño y volumen, como igualmente a los conocimientos del personal que lo deberá usar.

c) Que sea flexible, o sea, que no sólo se adapta a la situación presente de la empresa, sino a cualquier ampliación futura de ella. Es decir, que permita la incorporación, eliminación y modificación de cuentas, sin tener necesidad de elaborado de nuevo.

2. FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERARAL DISEÑAR UN PLAN DE CUENTAS

Existe una determinada variedad de factores que deben considerarse al estructurar un plan de cuentas, a fin que éste pueda cumplir con los requisitos mínimos propuestos en párrafos anteriores. Estos factores son:

2.1 El tipo y tamaño de la empresa:

La necesidad de información de toda empresa depende en gran medida de la actividad principal a la cual sededica; es así como una fábrica necesitará disponer de una variedad de información muy diferente de la que requiere una empresa distribuidora, o un Servicio Público. Aún más, empresas que se dedican a una misma actividad pueden tener, dentro de ese mismo campo, necesidad de obtener información para propósitos muy diferentes.
Una industria exigirá que en el Plan de Cuentas que se diseña para ella,se consulten cuentas para presentar los "materiales en proceso", "el trabajo directo en proceso", "el costo de los artículos terminados", que con toda seguridad no se precisan en una empresa bancaria o en una empresa comercial.
Por su parte dos empresas que se dedican a la explotación de una misma actividad, también podrán precisar de diferentes tipos de información debido a su constituciónjurídica, y que una pueden ser sociedad de personas y la otra sociedad de capital.

Es importante considerar, además, el tamaño de la empresa, dado que por ejemplo, la recepción de los ingresos y los pagos en una empresa pequeña pueden estar en manos del propio dueño, en cambio en una empresa de tamaño mediano o grande, o en un servicio público, se necesitará un Jefe de Bodega, un Tesorero, a quieneshabrá que controlar mediante la información que proporciona la Contabilidad.

2.2 El tipo de personas que emplearán el Plan de Cuentas

Aún cuando el objetivo más importante que se debe pretender al diseñar un Plan de Cuentas es el de lograr que la Contabilidad sea una herramienta útil y efectiva para la empresa, habrá que tener presente también, la capacidad o habilidad de las personas quela emplearán, es por ello que de nada serviría un completísimo plan de cuentas, que satisfaga plenamente las necesidades de control e información de una determinada empresa, si los funcionarios que harán uso de él no disponen de los conocimientos ni el entrenamiento adecuado para manejado, ya que en estas circunstancias no sólo dejará de cumplir la Contabilidad con la función y objetivos que...