Contabilidad

Registros contables en la agricultura
1. Objetivos de los registros contables

Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo de una empresa agropecuaria se enfrenta día a día, año tras año, a la toma de decisiones. Y el éxito o fracaso de sus decisiones de pende, en gran parte, de la cantidad y calidad de las informaciones que tenga a su alcance en el momento oportuno, porque elhecho de posponer una decisión hasta tanto se reúnan los datos necesarios, implica tomar una decisión. Se hace entonces indispensable contar con esos elementos en forma actualizada. Y la principal información para tal fin se logra através de los registros contables.

Significa lo anterior que el objetivo más importante de los registros contables es obtener los datos necesarios para desarrollar unaeficaz administración de la empresa.

Aparte del objetivo antes señalado, los registros contables sirven para, entre otros, los siguientes fines:

a. Ayudar a obtener crédito (sea en el sistema bancario nacional como en otras fuentes de financiación)

b. Cumplir con las disposiciones tributarias vigentes. sobre declaración de renta

c. Permitir la comparación de los resultados de laempresa de período con otro

d. Medir los logros alcanzados en un período determinado.

2. Características de los registros

Independiente del mayor o menor numero de registros contables que decidamos llevar, todos ellos deben tener las siguientes características:

a) Deben ser exactos. Los registros contables no pueden contener errores u omisiones. Si ellos suceden, dentro del sistema tiene queexistir el mecanismo que permita fácilmente de localizarlos y corregirlos.

b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos que se quieren alcanzar. Los registros deben ser planeados de forma tal que sean entendibles y puedan ser llevados fácilmente por quien tiene esa responsabilidad y además deben poderse interpretar rápidamente. Si el sistema es complicado, en vez de facilitar laobtención de datos complicará las cosas en forma tal que exigirá un tiempo y esfuerzo que no se justifica.

c) Deben ser completos y brindar la información que se pretende. Si omitimos contabilizar algún dato necesario, los registros prácticamente pierden valor, ya que la información que proporcionan no será de utilidad para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a errar la conducción de laempresa.

d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta en uso, deben planificarse, para evitar la duplicación de la información y facilitar su agrupación total y también probarse, para estar seguros de que se alcanzarán los fines que se persiguen.

3. Factores que intervienen en su elaboración

La contabilidad para empresas agropecuarias, sea ella simplificada o elaborada (dichoen otros términos, sea por partida simple o por partida doble) siempre se compone de un conjunto de libros o registros contables.

Después de lo expuesto, resulta evidente que para obtener los datos necesarios para el buen manejo administrativo de una empresa es indispensable contar con registros contables adecuados.

Para elaborar dichos registros contables dependemos fundamentalmente de unaserie de factores, todos ellos importantísimos, de los que vale la pena destacar:

- Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto administrativo de las empresas.

- Interés de los propietarios de las fincas en información útil y confiable para la toma de decisiones.

- Tamaño de la finca y organización que se ha previsto para ella.

- En funci6n de los puntos anteriores,determinaci6n del tipo de información, que es necesaria para la conducción de la finca.

Evidentemente, dependiendo de la respuesta que demos a las interrogantes planteadas líneas arriba, los tipos de registro a utilizar van a ir desde los más sencillos (contabilidad por partida simple) a los más complejos (contabilidad por partida doble).

4. Clasificación de los registros

Sin perjuicio de la...