Contabuilidad

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
PROYECTO DIGISAN
Francisco Belmonte Díaz
Diseño e implementación de Sistemas Informáticos. Coordinación de Tareas de Programación
Servicio de Gestión Informática. Consejería de Sanidad de la Región de Murcia

Salvador de Sampedro González
Funciones de Integración entre Sistemas y Programación. Estudios e implementación de Software
Servicio de GestiónInformática. Consejería de Sanidad de la Región de Murcia

María Brotóns Román
Coordinación del Área de Programación. Análisis de Proyectos Informáticos
Servicio de Gestión Informática. Consejería de Sanidad de la Región de Murcia

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: PROYECTO DIGISAN

En el ámbito de cualquier sistema de información que maneja documentosfísicos para la
toma de decisiones, y especialmente en el de la administración pública, nos encontramos con los
siguientes problemas en relación a los archivos necesarios para almacenar tales documentos, a su
ubicación y al uso que se hace de ellos:
• Accesibilidad, atendiendo a la necesidad de que el archivo físico esté ubicado en una
lugar distante del que se hallan los usuarios. Esto es algonormal si el volumen de documentos es elevado y las instalaciones donde se realiza la gestión tiene problemas de espacio, o si la organización tiene instalaciones geográficamente dispersas.
• Disponibilidad, el almacenamiento físico de los documentos en archivadores, armarios,
etc., a los que inevitablemente tenemos que acudir para su consulta, conlleva un coste en
el tiempo de disponibilidad ola dependencia de personas especializadas en tareas de
archivo a las que se debe solicitar la información que se desea.
• Concurrencia, la posibilidad de que varias personas necesiten acceder a la vez a los mismos documentos.
Para solucionar estos problemas, se concibió Digisan como un sistema de gestión de documentos cuyo objetivo inicial es la incorporación de toda la información en soportefísico que
maneja un sistema (papel, radiografías, mamografías, etc.) convirtiéndolos en documentos electrónicos, de manera que:
• Una vez digitalizada la información, el soporte físico se puede almacenar en un sitio
especializado a tal efecto, o incluso destruirse (si se cumplen los preceptos legales establecidos). Accederemos a la información digitalizada siempre a través de una aplicacióninformática, con la que visualizaremos una imagen digital exacta, desapareciendo el problema del espacio y posibilitando el acceso en tiempo real, sin esperas ni problemas de
concurrencia.
• Accediendo a la base de datos de documentos digitalizados mediante el uso de las nuevas
tecnologías, principalmente Internet, podemos disponer de la información de forma segura prácticamente desde cualquierlugar del mundo.
Pero Digisan es más que un sistema de digitalización de documentos. En primer lugar, destaca por la utilización de una base de datos como soporte de la información, descartando la utilización de sistemas de ficheros y directorios tradicionales. La base de datos facilita la gestión de
la seguridad de acceso, garantiza la integridad de la información y optimiza el acceso concurrente,y lo que es más importante, facilita el diseño de un modelo de datos relativo a documentos
digitales reutilizable e integrable en cualquier otro modelo de datos de gestión.
Para comprender los conceptos de este modelo de datos, vamos a describir la funcionalidad
de Digisan, es decir, las fases por las que pasa un documento físico desde que llega al sistema hasta que queda digitalizado,incorporado a la base de datos y asociado a su expediente.
1. Purgado y clasificación de documentos manual. En primer lugar, es preciso preparar los documentos para su escaneo quitando grapas, sobres, etc. e incluso descartando documentos que
nada tienen que ver con el sistema. A continuación, se van clasificando en lo que hemos
denominado lotes, de manera que:
a. Los documentos físicos se...