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CLASES DE ARCHIVOS

Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:
 Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. De la empresa. Cuando una sección o dpto. Necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:
 El archivo lo atiendeprofesionales especialistas.
 Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación
 Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
 También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.
Modelo de documento de petición
Datos del Peticionario
Nombre y apellidos
Departamento
Cargo
Documento Solicitado
Número de registro
Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)FECHA DE ENTREGA: Recibí
FECHA DE DEVOLUCIÓN:
 Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común. Ventajas:
 Mayor proximidad y accesibilidad.
 Evita los trámites de petición.
Inconvenientes:
 Se repiten tareas de archivo.
 Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con losdiferentes archivos.
 Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:
 Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.
 Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación quemaneja cada uno.
 Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.
 Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia
 Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.
 Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido suvigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental para la empresa.
1.4.- Condiciones de un buen archivo
Ser de fácil uso: cualquiera puede buscar en él
Debe ser rápido: que se tarde poco en encontrar la documentación que se busca
Debe ser flexible, debe permitir oscilaciones razonables del volumen sin crear grandes dificultades
Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a sueficacia
Deber ser seguro. Los documentos no deben deteriorarse por la humedad, roedores…
En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea máxima a un coste mínimo. Como norma, el coste del archivo, más el coste de la búsqueda de documentación en el mismo deben ser menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento, entendiendo gasto en un sentido amplio
1.5.- Formasde medir la eficacia de un archivo
Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relación calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este ratio más alto, que será la que nos proporcione mayor calidad a menor precio.
Para medir la calidad de un archivo, se emplean diversos parámetros que vamos a analizar:
 Rapidez, también conocida como precisión,aunque presenta un valor engañoso, ya que, cuanto más alto es su índice, nuestro archivo será menos rápido o preciso. La fórmula para saber la precisión o rapidez de nuestro archivo es la siguiente
DOCUMENTOS NO ENCONTRADOS A TIEMPO
RAPIDEZ= X 100
DOCUMENTOS BUSCADOS
 Para medir la adecuación de nuestro archivo a los materiales que estamos usando es preciso que determinemos qué clase de archivoes. Para ello calcularemos la frecuencia. Para considerar nuestro archivo adecuado, este ratio debe ser inferior o igual a 0,5; es decir, deberemos no encontrar, como máximo, uno de cada doscientos documentos que busquemos. Su fórmula se expresa así
DOCUMENTOS CONSULTADOS
FRECUENCIA = X 100
DOCUMENTOS GUARDADOS
 Un tercer parámetro que nos va a permitir gestionar nuestros archivos de mejor...