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Políticas y Procedimientos

El Almacén y Departamento de Compras deben dar a conocer de manera general y completa a las demás áreas los cambios en políticas y procedimientos en los procedimientos para no crear incertidumbre entre los colaboradores. (fijando horas de recepción de ordenes de compra y entrega de mercancías)

Así mismo es importante contar con el apoyo de la Gerencia General yContraloría para llevar esto a cabo.

Ordenes de compra
Estos formatos deben de ser realizados por cada jefe de departamento, teniendo un control de los folios entregados, es importante concientizar a los colaboradores del uso obligatorio de las Ordenes de Compra con las firmas correspondientes, así como no se pueden realizar solicitudes con base en correos electrónicos ni verbales, así como unconocimiento general de cuando utilizar una Requisición de Almacén y cuando una orden de compra.
Solicitud de los productos por Gerencias sin el conocimiento del Jefe de Almacén ó Jefe de Compras
Es necesario que quede estipulado quienes van a hacer las compras y que únicamente estos departamentos realicen las mismas, para no poder llegar a tener compras por duplicado o en su caso el Almacenistadeba estar preguntando quien realizo el requerimiento del mismo.

Proveedores recurrentes
El Chef Ejecutivo junto con el departamento de Compras deben de contar con más Proveedores para contar con un respaldo en el caso de insumos especiales fuera de los horarios de recepción del Proveedor recurrente para tener un mejor manejo de las solicitudes sin anticipación.
Al solicitar el Chef ciertoproductos con un Proveedor en especial las carnes (se puede pensar en un acuerdo entre Proveedor y Chef ya que regularmente se da que en las compras de carne siempre hay algo de por medio)

Entrega de productos
Para tener un mejor manejo de los productos es necesario que el Almacén cuente con cajas o algún contenedor para realizar de una manera más ágil la entrega de los productos a losdiferentes departamentos.
Estandarización de artículos en el almacén
Es necesario que dentro de los listados estén todas las especificaciones necesarias para que cualquier otro usuario externo al Almacén pueda hacer una Requisición.

Acceso a SAE
El Chef Ejecutivo debería tener acceso a SAE para:
Poder generar sus Ordenes de Compra con base en los productos que se tienen en la base de datos y serealice de manera electrónica, se imprima y firme.

Realizar una revisión periódica de los productos en el Almacén con menor rotación, para utilizarlos lo más pronto posible.

Creación de Par-stock
Es necesario contar con una retroalimentación constante de las diferentes áreas para la obtención de un Par-Stock de los insumos utilizados mensualmente por las mismas y realizar las compras conanticipación para poder obtener mejores precios.

A su vez es necesario que este Par-stock sea determinado por ambas partes con base en uso y tiempos de entrega por parte de los proveedores. (art. poco comunes o escasos)

En cocina el Chef y el Jefe de Compras deben de realizarlo de manera conjunta y actualizarlo de acuerdo a los cambios en menús y fechas de cambios para no realizar compras enexceso.

En alimentos y bebidas es importante que se realice periódicamente un inventario de vinos para mandar oportunamente la orden de compra del mismo, considerando los puntos anteriores.

Requisición de Almacén
Al realizar la solicitud de abarrotes es necesario se entregue al personal de Almacén un inventario de insumos para que a su vez el Almacenista los adicione a lo que esta en elAlmacén y realice una Orden de Compra con base en el par-stock de Cocina.
Tener formatos definidos de papelería donde se especifique los productos que pueden solicitar los colaboradores con la correspondiente autorización.

Recepción de los productos sin Orden de Compra
Es necesaria que los productos sean recibidos de acuerdo a las Órdenes de Compra y no únicamente con base en las...