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Publicado: 19 de febrero de 2013
POLITICA DE GASTOS DE VIAJE
TABLA DE CONTENIDO
1. Propósito 2
2. Enunciado de la Política 2
3. Pre-requisitos para su implementación 9
4. Audiencia 9
5. Procesos que implementan la Política 9
6. Control de Revisiones y Versiones 9
7. Aprobaciones 10
8. Vigencias 10
1. Propósito
Establecer los lineamientos generales para las empresas y empleados enlo referente a los viajes nacionales e internacionales en las diferentes comisiones asignadas para desarrollar su labor fuera del sitio habitual de trabajo.
2. Enunciado / Descripción de la Política
2.1. Definiciones
2.1.1 Niveles: Niveles o categorías de acuerdo con el tamaño de la estructura organizacional de la empresa. Ej.: Gerencia General, Directores de Área, Jefes ocoordinadores, profesionales, analistas o asistentes y operarios, y auxiliares.
2.1.2 Colaboradores: Son todas las personas que participan con otros en una cadena de valor para la consecución de un trabajo o un logro en la organización.
2.1.3 Conceptos: Los desembolsos agrupados en los que se incurre en cada uno de los viajes. Ej.: hospedaje, alimentación, transporte etc.
2.1.4 Anticipo de gastos:Valor solicitado para cubrir los gastos que se ocasionen en el desplazamiento del colaborador de su sitio habitual de trabajo durante los viajes en cumplimiento de las funciones del cargo.
2.1.5 Gastos de Manutención: Los gastos fijos de manutención cubren gastos por concepto de alimentación y transporte urbano, distintos de los traslados desde y hacia el aeropuerto y transportesintermunicipales.
2.1.6 Gastos de viaje: Todos aquellos gastos en los que incurre el trabajador en el viaje diferente a manutención y alojamiento, necesario para el logro de su gestión.
2.1.7 Gastos de representación: Valor que se le reconoce al trabajador para atender invitaciones justificadas que por motivo del trabajo debe realizar.
2.1.8 Comisión: Actividad que un empleado desarrolla fuera desu sede en forma transitoria, con funciones iguales o distintas a las del cargo que habitualmente ocupa, sin que tenga implicaciones en su sueldo.
2.1.9 Salario mínimo: Hace referencia al reglamentado según el Gobierno Nacional, y para efecto de estos parámetros es el diario vigente en cada país.
2.1.10 Gastos de Transporte: Son todos aquellos desembolsos en que incurre la Empresa paracubrir desplazamientos de sus funcionarios y consultores durante el desarrollo de sus actividades laborales de manera ocasional y en lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.
2.1.11 Transporte Terrestre – Empresa Transporte de Pasajeros: Para el presente proceso corresponde al servicio prestado por empresas de transporte masivo a diferentes ciudades o municipios.
2.1.12 TransporteTerrestre – Privado: Corresponde al servicio prestado por empresas especializadas de transporte o contratación de otros vehículos para realizar traslado de los colaboradores a ciudades o municipios en cumplimiento de compromisos de la Empresa.
2.1.13 Factura: Documento que demuestra la transferencia de propiedad de un bien o un servicio, cumpliendo con los requisitos legales vigentes.
2.1.14Documento equivalente: Documento soporte para aquellas transacciones en las que no se obtiene un soporte legal y es aceptado fiscalmente (factura).
2.2. Generalidades y Políticas.
La agencia de viajes seleccionada depende de los convenios establecidos por cada país, sin embargo, de no obtener el servicio por parte de ellos, las compañías están en libre disposición de contratar empresasalternas, con tarifas similares manejadas por convenios corporativos.
Para el caso de convenios corporativos es indispensables que las empresas seleccionadas entreguen información consolidada en forma periódica con datos estadísticos de estas operaciones.
Cada empresa debe designar un responsable para la implementación, control y seguimiento de las políticas corporativas, así como del...
TABLA DE CONTENIDO
1. Propósito 2
2. Enunciado de la Política 2
3. Pre-requisitos para su implementación 9
4. Audiencia 9
5. Procesos que implementan la Política 9
6. Control de Revisiones y Versiones 9
7. Aprobaciones 10
8. Vigencias 10
1. Propósito
Establecer los lineamientos generales para las empresas y empleados enlo referente a los viajes nacionales e internacionales en las diferentes comisiones asignadas para desarrollar su labor fuera del sitio habitual de trabajo.
2. Enunciado / Descripción de la Política
2.1. Definiciones
2.1.1 Niveles: Niveles o categorías de acuerdo con el tamaño de la estructura organizacional de la empresa. Ej.: Gerencia General, Directores de Área, Jefes ocoordinadores, profesionales, analistas o asistentes y operarios, y auxiliares.
2.1.2 Colaboradores: Son todas las personas que participan con otros en una cadena de valor para la consecución de un trabajo o un logro en la organización.
2.1.3 Conceptos: Los desembolsos agrupados en los que se incurre en cada uno de los viajes. Ej.: hospedaje, alimentación, transporte etc.
2.1.4 Anticipo de gastos:Valor solicitado para cubrir los gastos que se ocasionen en el desplazamiento del colaborador de su sitio habitual de trabajo durante los viajes en cumplimiento de las funciones del cargo.
2.1.5 Gastos de Manutención: Los gastos fijos de manutención cubren gastos por concepto de alimentación y transporte urbano, distintos de los traslados desde y hacia el aeropuerto y transportesintermunicipales.
2.1.6 Gastos de viaje: Todos aquellos gastos en los que incurre el trabajador en el viaje diferente a manutención y alojamiento, necesario para el logro de su gestión.
2.1.7 Gastos de representación: Valor que se le reconoce al trabajador para atender invitaciones justificadas que por motivo del trabajo debe realizar.
2.1.8 Comisión: Actividad que un empleado desarrolla fuera desu sede en forma transitoria, con funciones iguales o distintas a las del cargo que habitualmente ocupa, sin que tenga implicaciones en su sueldo.
2.1.9 Salario mínimo: Hace referencia al reglamentado según el Gobierno Nacional, y para efecto de estos parámetros es el diario vigente en cada país.
2.1.10 Gastos de Transporte: Son todos aquellos desembolsos en que incurre la Empresa paracubrir desplazamientos de sus funcionarios y consultores durante el desarrollo de sus actividades laborales de manera ocasional y en lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.
2.1.11 Transporte Terrestre – Empresa Transporte de Pasajeros: Para el presente proceso corresponde al servicio prestado por empresas de transporte masivo a diferentes ciudades o municipios.
2.1.12 TransporteTerrestre – Privado: Corresponde al servicio prestado por empresas especializadas de transporte o contratación de otros vehículos para realizar traslado de los colaboradores a ciudades o municipios en cumplimiento de compromisos de la Empresa.
2.1.13 Factura: Documento que demuestra la transferencia de propiedad de un bien o un servicio, cumpliendo con los requisitos legales vigentes.
2.1.14Documento equivalente: Documento soporte para aquellas transacciones en las que no se obtiene un soporte legal y es aceptado fiscalmente (factura).
2.2. Generalidades y Políticas.
La agencia de viajes seleccionada depende de los convenios establecidos por cada país, sin embargo, de no obtener el servicio por parte de ellos, las compañías están en libre disposición de contratar empresasalternas, con tarifas similares manejadas por convenios corporativos.
Para el caso de convenios corporativos es indispensables que las empresas seleccionadas entreguen información consolidada en forma periódica con datos estadísticos de estas operaciones.
Cada empresa debe designar un responsable para la implementación, control y seguimiento de las políticas corporativas, así como del...
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