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Páginas: 17 (4249 palabras)
Publicado: 18 de junio de 2014
GUíA Nº 2
cero papel
en la administración pública
PRIMEROS PASOS
CÓMO COMENZAR UNA ESTRATEGIA DE CERO
PAPEL EN SU ENTIDAD
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea.
Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Archivo General de la Nación. CONTENIDO
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
3
5
1
SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA
DE CERO PAPEL.
6
2
CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO.
6
3
DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS.
8
4
FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD
10
CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL.
5
REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES
Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD.
11
6
IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS ELECTRÓNICASO DIGITALES.
12
7
I M PL E M E N T E L A A U T O MA T I Z A C I Ó N D E
COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO
INTERNO LIBRE DE RIESGOS.
12
8
IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO
EN PROCESOS DE ALTO VALOR.
13
ANEXOS. FORMATOS DE ENCUESTAS Y
EVALUACIÓN.
14
4
PÁG.
2 INTRODUCCIÓN
El primer paso suele ser el más difícil, y las estrategias que recomendamos para comenzar
sehan enfocado en ocho actividades prácticas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Seleccione un líder para la estrategia de Cero Papel.
Conforme un equipo de trabajo.
Documente los costos y ahorros.
Formalice el compromiso de la entidad con la estrategia de Cero Papel.
Reduzca el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad.
Implemente el uso de firmas electrónicas o digitales.
Implemente laautomatización de comienzo a fin en un procedimiento interno libre
de riesgos.
8. Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.
Estas indicaciones van de la mano con la guía de buenas prácticas para reducir el consumo
de papel, cuyas recomendaciones pueden ser incluidas en las actividades, encuestas y
tablas sugeridas.
En la siguiente fase se incluirá el uso de aplicaciones degestión de documentos electrónicos
de archivo, o gestores de contenido, procedimientos automatizados, entre otros, que serán
explicados en otro conjunto de guías y lineamientos.
5
PÁG.
PRIMEROS
PASOS
CÓMO COMENZAR UNA ESTRATEGIA DE CERO
PAPEL EN SU ENTIDAD
6
PÁG.
1
SELECCIONE UN LÍDER PARA
ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
LA
Seleccione una persona organizada, entusiasta ycreativa para coordinar las actividades de
reducción de uso de papel. El coordinador debe ser alguien que se comunica bien con sus
compañeros de trabajo y puede dedicar tiempo para establecer una estrategia efectiva. No
tiene que ser una labor de tiempo completo, pero debe tener la autoridad o habilidad para
lograr que la estrategia se cumpla. Un buen candidato puede ser el líder de Gobierno enlínea en la entidad.
2 CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO
Es importante incluir en el desarrollo de la estrategia a los jefes de oficina y al personal de
apoyo. Una mayor cantidad de colaboradores que apoye el proceso con entusiasmo tendrá
mayores probabilidades de cooperación y éxito.
El equipo de trabajo deberá:
Desarrollar un plan. Comenzando con poco, haciendo una tarea a la vez, creando unproceso que permitirá ampliar sus esfuerzos en las fases siguientes. Resulta conveniente
que las actividades se incluyan en el plan de acción anual o plan estratégico institucional,
de conformidad con el Decreto 2842 de 2012 y la Metodología para la implementación
del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Hacer el seguimiento y evaluar los esfuerzos realizados. Es muy importante, paraasegurar la gestión y el apoyo de la organización, realizar un seguimiento y evaluar los
resultados de los esfuerzos.
Pensar en términos de “¿Qué pasaría si ...”:
o
¿Qué pasa si la copia de una cara se puede reutilizar?
o
¿Qué pasa si este informe semanal es enviado electrónicamente en lugar de
imprimirlo para su distribución?
o
¿Qué pasa si este documento de política de...
cero papel
en la administración pública
PRIMEROS PASOS
CÓMO COMENZAR UNA ESTRATEGIA DE CERO
PAPEL EN SU ENTIDAD
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea.
Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Archivo General de la Nación. CONTENIDO
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
3
5
1
SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA
DE CERO PAPEL.
6
2
CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO.
6
3
DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS.
8
4
FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD
10
CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL.
5
REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES
Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD.
11
6
IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS ELECTRÓNICASO DIGITALES.
12
7
I M PL E M E N T E L A A U T O MA T I Z A C I Ó N D E
COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO
INTERNO LIBRE DE RIESGOS.
12
8
IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO
EN PROCESOS DE ALTO VALOR.
13
ANEXOS. FORMATOS DE ENCUESTAS Y
EVALUACIÓN.
14
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2 INTRODUCCIÓN
El primer paso suele ser el más difícil, y las estrategias que recomendamos para comenzar
sehan enfocado en ocho actividades prácticas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Seleccione un líder para la estrategia de Cero Papel.
Conforme un equipo de trabajo.
Documente los costos y ahorros.
Formalice el compromiso de la entidad con la estrategia de Cero Papel.
Reduzca el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad.
Implemente el uso de firmas electrónicas o digitales.
Implemente laautomatización de comienzo a fin en un procedimiento interno libre
de riesgos.
8. Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.
Estas indicaciones van de la mano con la guía de buenas prácticas para reducir el consumo
de papel, cuyas recomendaciones pueden ser incluidas en las actividades, encuestas y
tablas sugeridas.
En la siguiente fase se incluirá el uso de aplicaciones degestión de documentos electrónicos
de archivo, o gestores de contenido, procedimientos automatizados, entre otros, que serán
explicados en otro conjunto de guías y lineamientos.
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PRIMEROS
PASOS
CÓMO COMENZAR UNA ESTRATEGIA DE CERO
PAPEL EN SU ENTIDAD
6
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1
SELECCIONE UN LÍDER PARA
ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
LA
Seleccione una persona organizada, entusiasta ycreativa para coordinar las actividades de
reducción de uso de papel. El coordinador debe ser alguien que se comunica bien con sus
compañeros de trabajo y puede dedicar tiempo para establecer una estrategia efectiva. No
tiene que ser una labor de tiempo completo, pero debe tener la autoridad o habilidad para
lograr que la estrategia se cumpla. Un buen candidato puede ser el líder de Gobierno enlínea en la entidad.
2 CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO
Es importante incluir en el desarrollo de la estrategia a los jefes de oficina y al personal de
apoyo. Una mayor cantidad de colaboradores que apoye el proceso con entusiasmo tendrá
mayores probabilidades de cooperación y éxito.
El equipo de trabajo deberá:
Desarrollar un plan. Comenzando con poco, haciendo una tarea a la vez, creando unproceso que permitirá ampliar sus esfuerzos en las fases siguientes. Resulta conveniente
que las actividades se incluyan en el plan de acción anual o plan estratégico institucional,
de conformidad con el Decreto 2842 de 2012 y la Metodología para la implementación
del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Hacer el seguimiento y evaluar los esfuerzos realizados. Es muy importante, paraasegurar la gestión y el apoyo de la organización, realizar un seguimiento y evaluar los
resultados de los esfuerzos.
Pensar en términos de “¿Qué pasaría si ...”:
o
¿Qué pasa si la copia de una cara se puede reutilizar?
o
¿Qué pasa si este informe semanal es enviado electrónicamente en lugar de
imprimirlo para su distribución?
o
¿Qué pasa si este documento de política de...
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