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Norma: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
Clase 1
DEFINICION DE ARCHIVO
La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser como dijedocumentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo.
En tanto y no escapando de los rigores de la polisemia, la palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en sí.
Antes comentaba los alcances del término más que nadarelacionándolo con la arista histórica de un país, sin embargo, una persona, una empresa, un sanatorio, un hospital y las distintas organizaciones que existen suelen poseer un archivo en el cual vuelcan toda su actividad.
Obviamente, esta cuestión es preciso que este efectuada siguiendo estrictos criterios de organización para que llegado el momento de la búsqueda de un material específico sea fácildetectarlo, por ejemplo, en el caso de un hospital para encontrar fácilmente la historia clínica de algún paciente en caso que surja la necesidad de una interconsulta o en el caso que se trate de una oficina legal, el expediente de algún caso en el cual se intervino.
Sin embargo y como consecuencia de la creciente presencia de la tecnología en nuestras vidas y en nuestros días, en los últimosaños se ha impuesto otra modalidad de archivo, el archivo informático, que también es un conjunto de información o documentos pero lo que cambiará es el soporte de almacenamiento que ya no será un lugar físico visible, sino uno que puede ser leído a través de una computadora, los más comunes son los diskettes, los Cds.
PROCEDIMIENTO Y SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN (OBJETIVO)
La finalidad del estudio desistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca
Mejorar los métodos,
Disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante laeliminación de la duplicidad de funciones,
Ineficiencias,
Desperdicios, así como
Desechar procedimientos anticuados.
PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO (CLASIFICACION)
1. PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.
1.- Acopio o reunión de documentos
2.- Expurgo de documentos (Operación técnica de evaluación crítica con vistas a la retirada de parte de una colección bibliotecaria).
3.- Selección documental
4.-Organización documental
4a. Clasificación documental
4b. Ordenación documental
4c. Numeración y Signatura
5.- Descripción documental
6.- Conservación
8.- Administración de documentos.
9.- Digitalización de los Documentos
10.- Instrumentos descriptivos.
2. PROCEDIMIENTOS
Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copiaal carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
Se deben eliminar duplicados únicamente,cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
El archivista debe verificar si ya...