CONTRATO DE MANDATO INSTRUCCI N ECOPETROL OCT 1999

EMPRESACOLOMBIANA
DEPETROLEOS

CIRCULAR PROCEDIMIENTO ACTOS DE
MANDATO - GASTOS REEMBOLSABLES
Octubre 5 de 1999

PTR - 0215
PARA:

VICEPRESIDENCIAS - ADJUNTAS
DIRECCION JURIDICA
GERENCIAS OPERATIVAS Y GERENCIA DE SERVICIOS VIT
DIVISION DE CONTADURIA
DEPARTAMENTO DE NORMAS Y GESTION -VIF
AREAS CONTABLES

DE:

DEPARTAMENTO TRIBUTARIO

Para efectos de asegurar el adecuado manejo contable y fiscal enlos contratos de mandato y
gastos reembolsables que desarrolla la Empresa y en cumplimiento de los compromisos
adquiridos por el Departamento en el último Comité Tributario realizado los días 19 y 20 del
pasado mes de agosto, presentamos el procedimiento general desarrollado para estos eventos y
cuya aplicación es de estricto cumplimiento en ECOPETROL a partir del 1° de enero del año
2000.
Lasoperaciones de mandato y de gasto reembolsable que se realizan al interior de la Empresa
generan obligaciones fiscales diferentes para cada caso, es así como fue necesario establecer
procedimientos que fuesen acordes a las exigencias legales vigentes.
En términos generales el mandato es un contrato por el cual una persona confía la gestión de
uno o más negocios a otra que se obliga a ejecutar dichosactos. La ley Colombiana reglamenta
el mandato tanto en materia civil (art. 2142 y ss. C.C.), como en materia comercial (art. 1262
C.Co); y en materia tributaria mediante los decretos reglamentarios 3050/97 art. 29 y 1514/98
art. 3°.
Las actividades que desarrolla ECOPETROL en esta materia y en las cuales actúa en calidad de
mandante, no responden estrictamente a contratos de mandato propiamentedichos, sino a
especies de mandato constituidos para el desarrollo de ciertos negocios propios de su actividad,
es allí donde encuadran los gastos o costos reembolsables, gastos de administración y en
general cualquier intermediación que pacte la Empresa con una persona natural o jurídica.
Bajo otro esquema de mandatos, ECOPETROL de hecho participa en contratos donde actúa en
calidad demandatario, es decir, que otra Empresa le encomienda la gestión de uno o varios
negocios para que ECOPETROL los realice a nombre y por cuenta de la misma.

DEPARTAMENTO TRIBUTARIO 1999

EMPRESACOLOMBIANA
DEPETROLEOS

CIRCULAR PROCEDIMIENTO ACTOS DE
MANDATO - GASTOS REEMBOLSABLES
Octubre 5 de 1999

En los dos eventos mencionados anteriormente ECOPETROL está sujeto a lo dispuesto por los
decretos 3050/97 y1514/98 que regulan el tratamiento aplicable a los actos de mandato en
materia tributaria y establecen las obligaciones inherentes a las partes en dicha materia.
Los procedimientos que damos a conocer en esta oportunidad responden esencialmente al
óptimo cumplimiento de las normas citadas, por tal motivo su aplicación debe ser generalizada
y conocida en los niveles administrativos que tenganrelación directa con la ejecución de
actividades como las contempladas en líneas anteriores. Como se anunció tiene aplicación
general a partir del 1° de enero del 2000.
Para contratos con pacto de gastos reembolsables que se suscriban a partir del mes de octubre
de 1999, recomendamos incluir este procedimiento como anexo del contrato principal. Para
todos los efectos, el Departamento de Gestión y Normasdispondrá los registros contables
requeridos.
Para contratos actualmente vigentes recomendamos, que el ordenador del pago de a conocer
este procedimiento al contratista que se encuentre bajo dicha circunstancia, aclarando que se
trata de una obligación legal que debe quedar completamente implementada el 1° de enero del
2000, y mediante la suscripción de “otro sí “, o Anexo al contrato, modificarálos contratos
sujetos al anterior procedimiento reemplazándolos con el aquí adjuntado.
Nuestro esfuerzo ha sido enfocado a mostrar de una manera clara y comprensible el desarrollo
de cada uno de los procedimientos que generan las actividades de mandato y gastos
reembolsables al interior de la Empresa, de manera que puedan ser entendidos en todos los
niveles de la Administración.
Así las cosas,...