contratos

Contratos
El proceso de contratación generalmente sigue los siguientes pasos:
• Presentación de una solicitud de cotizaciones basada en el formulario de solicitud de compra y el alcance del trabajo
• Recepción de licitaciones de parte de los posibles proveedores de bienes o servicios
• Análisis de las licitaciones y selección de un proveedor de bienes o servicios
• Envío de una orden decompra o contrato al proveedor seleccionado de bienes o servicios
El contrato se prepara con la información contenida en el formulario de solicitud, el alcance del trabajo y la cotización recibida del proveedor de servicios o del vendedor de bienes seleccionado, preferiblemente usando una plantilla aprobada de contrato.
Los contratistas no son empleados de la organización. Sus contratos debenestablecer eso claramente e indicar las limitaciones de su asociación con la organización.
Diferencias entre empleados y contratistas.
1. Características principales
• Existe un registro de acuerdos y contratos (manual o computarizado) para registrar la información de todos los contratos.
• Existe una política aprobada para firmar acuerdos que se cumple.
• Todos los contratos se basan en unaplantilla que ha sido revisada y aprobada desde el punto de vista legal.
2. Requisitos mínimos
• Existen políticas sobre contratos y acuerdos y procedimientos operativos estándar (POS) que proporcionan una guía clara sobre los umbrales de revisión y aprobación.
• Los acuerdos se basan en un alcance claro del trabajo y una factura de los materiales o servicios, con especificaciones detalladas delos bienes o servicios pedidos.
• Todos los contratos deben ser revisados para ver si hay conflictos programáticos con otras unidades funcionales de la organización.
• Debe haber revisiones presupuestarias para garantizar que las obligaciones contraídas se planifiquen desde el punto de vista financiero.
• Debe llevarse un registro completo y correcto de todas las negociaciones de contratos y dela correspondencia relacionada con estas.
• Solamente aquellos miembros del personal que han sido delegados para firmar contratos tienen autoridad para negociar, revisar y celebrar contratos a nombre de la organización.
• Existe un código de conducta, que comprende una política de conflicto de intereses.
• En el caso de los contratos que involucran licitaciones, el proceso de licitación debedocumentarse.
3. Mejores prácticas
• Todos los contratos y acuerdos se someten a una revisión legal documentada para garantizar que establecen lo que tienen como objetivo sin crear una carga legal innecesaria ni un riesgo excesivo para la organización.
• Todos los contratos deben ingresarse en el registro de contratos de la organización.
• Todos los contratos incluyen el puesto del miembro delpersonal responsable del manejo del contrato.
• Debe establecerse un archivo oficial de contratos para todos los contratos nuevos. Los borradores de los contratos, las copias enmendadas y una copia completa del original firmado deben conservarse en archivo en el departamento pertinente.
• El personal involucrado en las negociaciones o en la celebración de contratos debe tener el conocimientoapropiado sobre las leyes de contratos.
Gestión de los envíos
Los productos comprados tienen que ser entregados del proveedor a la parte solicitante. El proceso de entrega incluye el transporte. En algunos casos, los productos se adquieren localmente, p. ej., en el mismo país, y son recogidos por la agencia o entregados por el proveedor. En otros casos, los bienes se procuran internacionalmente ytienen que ser enviados por aire, mar, ferrocarril, carretera o una combinación de estos hasta el punto de entrega designado.
Los bienes procedentes de fuentes internacionales tienen que pasar por aduanas y están sujetos a las leyes de comercio internacional y a las leyes locales relacionadas con la importación de bienes. Tanto el proveedor o vendedor como la organización o comprador pueden...