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Evaluación de Alternativas para la adquisición de un paquete de software
Muchas organizaciones necesitan adquirir paquetes de software para determinados fines, por ejemplo: elaboración de nóminas, control de contabilidad, control de producción, etc. Cuando la organización se enfrenta a estos retos, en la mayoría de ocasiones realizan una “evaluación” que solo se centra en el aspecto de precio ypor supuesto, eligen al más barato.
Si a lo anterior agregamos que en pocas ocasiones se toma en cuenta al usuario final, que se supone operará el software, encontramos que finalmente se compra sin objetivos claros y, por tanto, con muy pocas posibilidades de un uso efectivo de tales paquetes.
Algunos paquetes, al no ser evaluados seriamente, en poco tiempo se vuelven obsoletos, costosos demantener o francamente inoperantes.
Por ello es recomendable hacer una evaluación previa, para demostrar la conveniencia de algún producto de software. Aquí ponemos a su disposición una compilación de recomendaciones que debe seguir para realizar una evaluación efectiva antes de adquirir algún paquete de software.
Fases de la Evaluación de un Software
* Fase 1. Cuando se identifica lanecesidad (que puede venir de algún usuario o de los directivos), para la adquisición de algún software, se debe asignar la responsabilidad de decisión a un comité formado por un grupo de usuarios y directivos, quienes conozcan realmente sus necesidades de información. El grupo debe estar conformado como mínimo por un usuario y un directivo. Lo ideal es contar entre ellos a una persona con conocimientosde software.
* Fase 2. El comité redactará brevemente, una exposición sobre los objetivos que se persiguen, con la adquisición de un nuevo sistema. Responder a estas preguntas le ayudará a obtener más rápidamente dichos objetivos: ¿Qué es lo que se desea obtener? ¿Qué se quiere cambiar? ¿Qué desean mejorar? ¿Qué situaciones no están funcionando correctamente?
* Fase 3. Una vez obtenidoslos objetivos, se hará un análisis de mercado para conocer cuales productos cubren las necesidades del proyecto. En esta fase debe considerar lo siguiente:
| * Alcance práctico del producto. | Si las facilidades y forma de operación del producto cubren las necesidades de los usuarios. Es decir, si se cumplirían los objetivos y en qué medida.
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| * Sencillez para la explotación delproducto. | Sencillo de operar, a efecto de simplificar el trabajo. Si el nuevo software en lugar de facilitar el trabajo lo complica, entonces será muy difícil que se cumplán los objetivos fijados. |
| * Mantenimiento para actualizaciones futuras | El producto debe poder ser sujeto de cambios rápidos y sencillos para cubrir posibles modificaciones, requeridas por los usuarios,especialmente las que se generan por cambios legales. Lo ideal es que sea un producto flexible capaz de ser modificado a partir de parámetros de configuración. |
| * Sencillez para la instalación del producto. | Referente solamente al proceso de instalación. |
| * Soporte por parte del proveedor. | Los proveedores dispuestos no dudarán en proporcionarle todo el apoyo para llevar a cabo esteestudio, por lo general involucrarán a una persona capacitada para tomar decisiones, resolución de dudas, por si se presentará algún problema difícil de resolver y atenderlo inmediatamente. Si las dudas no son planteadas a los proveedores, será muy difícil tener una opinión madura e imparcial acerca de las capacidades y ventajas de un producto. También debe evaluarse la disponibilidad que muestrecada uno de los proveedores, pues de poco nos sirve tener un sistema si no contamos con la garantía de que los problemas que podamos tener posteriormente, serán resueltos con oportunidad. |
| * Material didáctico que proporciona el proveedor. | Considerar si el material proporcionado por el proveedor es completo y de calidad, sobre todo que se apegue al nivel de usuario, para lograr...