Control Administrativo

EL CONTROL
CONCEPTOS GENERALES
1.1. DEFINICION
“Es el proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente”.
“El control Administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”.
Comúnmente, esta fase del proceso administrativo suele dar laimpresión de que se lleve a cabo al final de un periodo (un año, cinco años, etc.)
Pero en la realidad los Gerentes hacen uso a diario del control. Por ejemplo: E gerente de ventas no esperará hasta el 31 de diciembre de cada año para verificar si ha logrado la meta en ventas que se ha propuesto. En ese sentido el control se vuelve relevante porque nos permite darnos cuenta de las desviacionesrespecto a las metas y lo más importante es que nos alerta para tomar una acción correctiva.
1.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL
1.- Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los subordinados, a fin de lograr los objetivos.
2.- Permite el análisis de lo realizado con lo planeado.
3.- Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.
4.- Seconstituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los objetivos de la Empresa son alcanzados conforme a la planificación.
CUALIDADES DE UN SISTEMA EFECTIVO DE CONTROL
Según Stephen P. Robbins en su libro de Administración (Págs. 613-616).
Existen ciertos requisitos o cualidades que debe cumplir todo sistema de control, entre lo que están:
1. PRECISIÓN: Este requisitonos quiere decir que el sistema de control debe proporcionar la información exacta y necesaria que ayudara a los gerentes a tomar decisiones.
2. OPORTUNISMO: Los sistemas de control deben de tener capacidad de dar señales de alerta a los gerentes ante cualquier dificultad en el momento oportuno.
3. ECONOMIA: Deben ser efectivos, pero también razonablemente económicos, es decir que tiene quejustificar los beneficios que ofrece.
4. FLEXIBILIDAD: Debe tener la capacidad de poderse adoptar a los cambios que la empresa experimente, debido a los tiempos y condiciones del mercado.
5. COMPRENSION: Es necesario que sean sencillos en la manipulación y comprensión por parte de los empleados. De esta forma se evitan los contratiempos y errores en la información.
6. CRITERIOS RAZONABLES: Lasmedidas o estándares que se fijaran como medidas de control tales como: unidades a vender, unidades a producir, etc. Deben ser razonables; de lo contrario desmotivan al personal.
7. COLOCACIÓN ESTRATEGICA: Debido a la magnitud de las empresas, y también debido a ciertas áreas que no hay mayor necesidad de controlar, es necesario buscar las áreas mas importantes, donde enfocaremos nuestra atención decontrol.
8. ENFASIS N LA EXCEPCIÓN: Aquí hace referencia a que es necesario delegar ciertos controles en otras personas como sub-jefes, supervisores, etc. Y que los gerentes de alto nivel tomen Acción, solamente en aquellos casos extremos o excepcionales que no puedan controlar las personas ha quienes se les ha encomendado dichos controles.
Ejemplo: un conflicto que un supervisor no puedamanejar con un obrero; porque la decisión no está en sus manos.
9. CRITERIO MULTIPLE: Esta característica de control nos indica que dentro de las empresas hay necesidad de diversificar los tipos de control de acuerdo a la necesidad y no establecer un solo tipo de control. Ejemplo: puede ser control cuantitativo, pero también cualitativos, dependiendo el caso.
10. ACCIÓN CORRECTIVA: A mi juicio, eta esla cualidad más importante en un sistema de control, ya que nos indica que debemos actuar en forma enérgica y activa para corregir las desviaciones que se dan. Además de las diez cualidades que destaca Stephen P. Robbins, es necesario agregar otra, y es la de “IMPERSONALIDAD”, esta cualidad de un sistema de control, nos indica que estos no deben estar diseñados para controlar a una persona...