Control cuentas por pagar

“Si pagas lo que debes, sabrás lo que tienes”
En este mundo globalizado donde las empresas se hacen cada vez más competitivas y el sistema de relación de compra de materiales, productos y servicios juega un papel fundamental para las operaciones de producción y venta, surge la necesidad de enfatizar sobre la importancia del control interno que debe existir en las cuentas por pagar las cualesconstituyen en la gran mayoría de las empresas el monto primordial de las obligaciones a corto plazo y su deficiencia administrativa afecta directamente la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo.
Al respecto, Alvarado (2007, p. 21) menciona que “…el control interno no prevé errores y fallas” razón por la que se hace necesario darle una mayor relevancia al tratamiento de las cuentas porpagar, donde su proceso puede verse muy afectado por posibles omisiones.
En este sentido, he revisado el control interno en las cuentas por pagar que mantiene una industria que en estos momentos se encuentra en su fase de construcción y se persigue dar solución a un problema percibido en este ciclo operacional apoyándome en las fuentes disponibles, que permitan definir, conceptualizar, describir,analizar y recomendar los elementos necesarios para tal fin.
Las unidades informantes estuvieron a cargo del Contador de la industria conjuntamente con el equipo de Cuentas por Pagar y Compras. Ellos nos suministraron los siguientes controles internos aplicados a las cuentas por pagar:
1. Manejan una requisición a través de un sistema contable y es aprobada por niveles de autorización parasolicitar los servicios o materiales que requiere cada departamento.
2. Esta requisición se procesa en el departamento de Compras y se emite una orden de compra en el sistema contable, por lo tanto, tiene un consecutivo.
3. La orden de compra es autorizada de acuerdo a los niveles de autorización.
4. Los materiales son recibidos físicamente en su mayoría por un depósito en Penonomé yéste se encarga de cotejar los materiales contra la orden de compra, la mayoría de los proveedores le suministran la factura. El encargado del depósito distribuye todos los materiales que llegan a las diferentes oficinas establecidas en Penonomé y Campamento, donde les entrega copia de la orden de compra o factura con cotejos para su debida revisión.
5. El personal a cargo del depósito tambiénrecibe las requisiciones, cotiza y compra.
6. Los requisitores, tanto de las oficinas como campamento, deben hacer las entradas del material recibido en el sistema contable de la industria.
7. El encargado del depósito, envía semanalmente por valija las facturas al departamento de Cuentas por Pagar, ubicado en Panamá.
8. Existen materiales y servicios solicitados por los diferentesdepartamentos ubicados en Panamá y son entregados directamente por el proveedor al requisitor y de igual manera, cada requisitor recibe el material en el sistema contable y envía la factura al Departamento de Cuentas por Pagar.
9. El Departamento de Cuentas por pagar recibe todas estas facturas semanalmente y relaciona la factura a la Orden de Compra a través del sistema contable.
10. ElDepartamento de Cuentas por pagar, revisa si la factura cumple con los reglamentos solicitados por el Ministerio de Economía y Finanzas, se coteja que monto y cantidad sean iguales a las entradas realizadas por el requisitor, las facturas que son por materiales no requieren firma, las facturas por servicios si se exige que tengan firma autorizada para pagar.
11. El Departamento de Cuentas porpagar, coordina la emisión de los pagos de acuerdo a los términos pactados en las Órdenes de Compra.
12. Se presentan propuestas de pago, revisadas y aprobadas por el Supervisor de Contabilidad.
13. Aprobada la propuesta para pagos ACH se hace la entrada en el sistema de bancos y se envía a firmas autorizadas.
14. Aprobada la propuesta para cheques se emiten y se envían a firmas...