Control de bienes

1. OBJETIVO

Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacén, así como su distribución eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor aprovechamiento de los bienes.


2. ALCANCE

Esta instrucción de Trabajo aplica desde la recepción de los bienes de consumo y activo fijo, su registro y su distribución.

3. REFERENCIAS3.1 Manual de Organización.

3.2 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración, sección 7, Realización del Servicio.

3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos.

4. POLITICAS

• Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada de artículos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para eldesarrollo de sus funciones.

• Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y bienes de consumo.

• Anualmente se deberá realizar el levantamiento del padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales con el propósito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo al resultado del inventario.

• Anualmente se deberán actualizar los resguardosdel personal de oficinas en el exterior.

• Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones, cantidad y fecha de entrega estipulada.

• Se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico de existencias de artículos y materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Dirección de Recursos Materiales el resultado de los mismos.

• No sesurtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la Institución.

• No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de entrada de almacén.

• Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la fecha de entrega establecida se deberánreportar a el área de adquisiciones para que se proceda a la penalización correspondiente.

• La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá reportar la adquisición de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el alta correspondiente y elaboración del resguardo.

• La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquiermovimiento de personal o cambio en la estructura del CPTM

5. RESPONSABILIDADES

Director de Recursos Materiales

5.1 Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.

5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén apegados a la normatividad Vigente.

5.4 Atender oportunamente losrequerimientos formulados por las áreas solicitantes.

5.5 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de capacitación que se requieran por el personal a su cargo.

5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo

5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.

5.8 Mantener una adecuadasupervisión y control de las actividades objeto de esta Instrucción de Trabajo.

Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).

5.9 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.

5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.

5.12 Controlar el padróninventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.

5.13 Controlar la existencia de los materiales y artículos de oficina y bienes de consumo.

5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.

6 DEFINICIONES

6.1 Almacén. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institución.

6.2 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la...