control de compras

CAPITULO 6

El Control de las compras

ALCANZE DEL CONTROL

E ejercicio del control es llevado a cabo por los diferente niveles de supervisión establecidos en el área de compras y viene a ser la respuesta al principio de la delegación de autoridad, es decir, que ese ejecutado por todos aquellos que en la escala jerárquica de la organización tienen facultad de mando como un instrumento deguía y evaluación de las metas prefijadas.

CONTROL DE LAS COMPRAS

Dentro de la actividad de compras, como en otras actividades, el establecimiento de los medios de control no está sujeto a determinadas reglas, sino que su concesión obedece ante todo a la evaluación de cuáles son los medios que mejor operan en cada empresa o área particular.
El establecimiento de los controles de comprasrepresentan una de las herramientas de trabajo más valiosas con las que puede contar el departamento de compras, ya que le permite conocer de inmediato las características de los proveedores capacitados en el abastecimiento de los suministros, así mismo la consulta constante de los controles de compras le permite un ahorro de tiempo y asegura una compra lógica ya que en dichos controles estaránregistradas las diferentes características de compras hechas anteriormente, siendo por esto necesario mantener actualizada la información, así como registrados en forma clara y concisa los datos, características, especificaciones, cambios, etc., de los productos que se requieren. A continuación se mencionan algunos de los principales controles que sirven como fuente de información al comprador:Tarjeta de control de compras

Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de Compras por cada mercancía, debiendo estar concentradas por grupos de materiales según clasificación establecida y a su vez cada grupo ordenado en forma alfabética o numérica según el sistema, para la consulta, análisis y registro de cualquier compra.
La tarjeta de control es por muchos conceptos el corazónde la rutina de las compras, ya que si se hizo un registro adecuado mostrará a los compradores los hechos relativos a cada pedido en lo que respecta a la elección de los proveedores, la experiencia anterior sobre consumos, los precios, las condiciones, etc.
La información básica que debe tener la tarjeta de control es:

Número de parte, código o alfabeto.
Descripción de características yespecificaciones del producto.
Nombre de proveedores que han hecho y cotizado el producto.
Volúmenes y precios de lo cotizado.
Descuentos.
Fecha.
Número de requisición.
Np
Numero de orden de compra.
Cantidad comprada.
Observaciones.

Control de las especificaciones de materiales

Todas las especificaciones, características, planos, revisiones, etc., de los materiales comprados debenarchivarse y clasificarse para poder disponer de ellas cuando sea necesario consultarlas, es decir, al momento de efectuar cotizaciones, ordenes de compra, aclaraciones de duda sobre lo negociado, etc., se tendrá que recurrir a esta fuente de información de modo que los materiales comprados lleguen siempre de acuerdo a la necesidad presente de la compañía.

Registro de contratos

En caso de efectuarcompras por contrato se debe disponer en todo momento de un registro de contratos en donde se muestre la mercancía, el proveedor, el numero de pedido, la cantidad contratada, los plazos limites de los contratos, el precio, la unidad y en sí todas las condiciones que fueron establecidas al redactar el contrato, a fin de mantener y vigilar el cumplimiento de lo contratado.
Es importante mantenerbajo este control los contratos que estén próximos a vencerse con el objeto que de acuerdo a las necesidades de la compañía se renueve o se establezca un nuevo contrato con la previsión necesaria.

Control de requisiciones

El fin que se persigue al establecer este control es mantener información constante acerca del flujo que va registrando la atención de los requerimientos, para que de...