Control de cuentas por pagar
Páginas: 8 (1886 palabras)
Publicado: 6 de noviembre de 2010
Autorización Y Verificación De Desembolsos
Un sistema para el control de las cuentas por pagar básicamente considera dos conceptos o procesos fundamentales:
1. Autorización y
2. Verificación.
La autorización es la etapa inicial, cuando se toman las decisiones acerca de los compromisos que el negocio va a asumir y los desembolsos que va a hacer.
La verificación comprende todo elproceso de asegurar que se efectúan solamente los desembolsos autorizados y que éstos se hacen de acuerdo a los términos y condiciones acordados.
Estos dos conceptos o procesos están inherentes a todo negocio. Puede ser que un negocio con propietario único o una pequeña empresa no tenga un sistema formal y documentado para el control de las cuentas por pagar. Y quizás hay solo una persona o ungrupo reducido de personas que están involucradas en el proceso de cuentas por pagar, al contrario de una empresa grande donde el sistema de control probablemente está completamente documentado, con varias personas involucradas y con indicaciones muy específicas acerca de quién hace qué cosa y cómo lo hace.
Pero en ambos casos, se debe entender el propósito de los controles sobre las cuentas porpagar y comprender su importancia. Porque incluso los procedimientos mejor diseñados no van a servir para su propósito, que es de salvaguardar los bienes y recursos de la empresa y contribuir a una operación eficaz y eficiente, a menos que los controles estén efectivamente ejecutados en la práctica. Y ejecutar los controles significa que cada persona tiene que responsabilizarse de las prácticas ylos procedimientos de control interno asociados a sus actividades diarias en el negocio.
Autorización
La autorización en realidad se trata de la responsabilidad y al fondo el control interno se trata de que cada persona se responsabilice de las decisiones y acciones que tome y sus efectos y consecuencias para el negocio.
Autorización Y Verificación De Desembolsos
La etapa deautorización dentro del proceso de cuentas por pagar no empieza cuando se efectúa un desembolso sino cuando se hace un compromiso, con un proveedor, contratista o cualquiera otra parte. Cuando se
asume un compromiso debiera ser en base de criterios preestablecidos, que provienen del presupuesto y antes de eso, del plan y la estrategia del negocio.
Una empresa grande probablemente tiene procedimientosformalizados de delegaciones de autoridad, para determinar quién puede aprobar qué nivel de compromisos o desembolsos, y quizás usa poderes documentados que otorgan a ciertos individuos la autoridad formal de aprobar ordenes de compra, celebrar contratos, o de otra manera comprometer a la empresa con una obligación a un proveedor o contratista.
En un negocio con propietario único, es probableque el dueño tome todas las decisiones con respecto a compromisos y desembolsos. En una pequeña empresa, esta autoridad puede estar concentrada en una sola persona o puede estar compartida entre un pequeño grupo de personas. El procedimiento para autorizar los compromisos puede estar formalizado y documentado, o puede ser informal, basado en mutuo entendimiento y confianza. Pero de todas maneras,independiente de que haya un procedimiento formal por escrito o no, debe haber un claro entendimiento acerca de quién puede aprobar qué cosa. Esto es necesario no solamente para gestionar adecuadamente al negocio sino también para mantener buenas relaciones, tanto dentro del negocio entre los distintos integrantes de la empresa como afuera del negocio con los proveedores, contratistas y otraspartes terceras.
En una sociedad colectiva, debe haber un consenso claro acerca de lo siguiente:
• ¿Uno de los socios en forma individual puede tomar una decisión que compromete a la sociedad entera?
• ¿Todos los socios tienen que ponerse de acuerdo en todas las decisiones relacionadas a compromisos?
• ¿Se va a ocupar un sistema en que un socio en forma individual está autorizado para...
Un sistema para el control de las cuentas por pagar básicamente considera dos conceptos o procesos fundamentales:
1. Autorización y
2. Verificación.
La autorización es la etapa inicial, cuando se toman las decisiones acerca de los compromisos que el negocio va a asumir y los desembolsos que va a hacer.
La verificación comprende todo elproceso de asegurar que se efectúan solamente los desembolsos autorizados y que éstos se hacen de acuerdo a los términos y condiciones acordados.
Estos dos conceptos o procesos están inherentes a todo negocio. Puede ser que un negocio con propietario único o una pequeña empresa no tenga un sistema formal y documentado para el control de las cuentas por pagar. Y quizás hay solo una persona o ungrupo reducido de personas que están involucradas en el proceso de cuentas por pagar, al contrario de una empresa grande donde el sistema de control probablemente está completamente documentado, con varias personas involucradas y con indicaciones muy específicas acerca de quién hace qué cosa y cómo lo hace.
Pero en ambos casos, se debe entender el propósito de los controles sobre las cuentas porpagar y comprender su importancia. Porque incluso los procedimientos mejor diseñados no van a servir para su propósito, que es de salvaguardar los bienes y recursos de la empresa y contribuir a una operación eficaz y eficiente, a menos que los controles estén efectivamente ejecutados en la práctica. Y ejecutar los controles significa que cada persona tiene que responsabilizarse de las prácticas ylos procedimientos de control interno asociados a sus actividades diarias en el negocio.
Autorización
La autorización en realidad se trata de la responsabilidad y al fondo el control interno se trata de que cada persona se responsabilice de las decisiones y acciones que tome y sus efectos y consecuencias para el negocio.
Autorización Y Verificación De Desembolsos
La etapa deautorización dentro del proceso de cuentas por pagar no empieza cuando se efectúa un desembolso sino cuando se hace un compromiso, con un proveedor, contratista o cualquiera otra parte. Cuando se
asume un compromiso debiera ser en base de criterios preestablecidos, que provienen del presupuesto y antes de eso, del plan y la estrategia del negocio.
Una empresa grande probablemente tiene procedimientosformalizados de delegaciones de autoridad, para determinar quién puede aprobar qué nivel de compromisos o desembolsos, y quizás usa poderes documentados que otorgan a ciertos individuos la autoridad formal de aprobar ordenes de compra, celebrar contratos, o de otra manera comprometer a la empresa con una obligación a un proveedor o contratista.
En un negocio con propietario único, es probableque el dueño tome todas las decisiones con respecto a compromisos y desembolsos. En una pequeña empresa, esta autoridad puede estar concentrada en una sola persona o puede estar compartida entre un pequeño grupo de personas. El procedimiento para autorizar los compromisos puede estar formalizado y documentado, o puede ser informal, basado en mutuo entendimiento y confianza. Pero de todas maneras,independiente de que haya un procedimiento formal por escrito o no, debe haber un claro entendimiento acerca de quién puede aprobar qué cosa. Esto es necesario no solamente para gestionar adecuadamente al negocio sino también para mantener buenas relaciones, tanto dentro del negocio entre los distintos integrantes de la empresa como afuera del negocio con los proveedores, contratistas y otraspartes terceras.
En una sociedad colectiva, debe haber un consenso claro acerca de lo siguiente:
• ¿Uno de los socios en forma individual puede tomar una decisión que compromete a la sociedad entera?
• ¿Todos los socios tienen que ponerse de acuerdo en todas las decisiones relacionadas a compromisos?
• ¿Se va a ocupar un sistema en que un socio en forma individual está autorizado para...
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