Control De Documentos Registros Entrenamiento 2015

Control de
Documentos & Registros
Ing. Oziel Cárdenas Vargas
Sistemas de Calidad
Marzo-2015

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Objetivos de Aprendizaje:
Al concluir esta sesión usted será capaz de:
 Conocer la diferencia entre un documento y
un registro.
 Identificar un documento controlado de un no
controlado
 Conocer TU responsabilidad en el manejo de
losdocumentos & registros en el proceso de
fabricación.
 Conocer los requerimientos legales en el
control & llenado de los registros.
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¿Porque las organizaciones necesitan
administrar sus documentos & registros?
 Para encontrar la información cuando sea
requerida
 Para fabricar un producto de calidad y con
seguridad.
 Además nos permitetener el control de las
actividades que se realizan en la empresa

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¿Sabe usted donde se ubican los
documentos importantes para su proceso?

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Básicos del control de documentos
& Registros
• Control de documentos es posiblemente la
disciplina de control de calidad máscrítica.
Después de todo, la información en forma de
documentos impulsa casi todas las acciones en la
organización, y la capacidad de controlar esta
información puede lograr o romper el éxito de la
organización. Al igual que con muchos otros
sistemas, el sistema de control de documentos
será más exitoso si es simple, intuitivo y fácil de
usar. El primer paso es decidir exactamente
que documentosnecesitan ser controlados

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¿Que Documentos y/o registros
Requieren Control?
• "¿Tengo que controlar este documento?"
Es una de las preguntas que se realizan
mayormente en las organizaciones que
trabajan para mantener, un sistema de gestión
formal. La pregunta es comprensible, porque
el universo de los documentos que
probablementerequieran de control es
enorme y nadie quiere controlar algo que no
agregue valor al proceso , producto y/o
sistema.

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¿Cuándo los documentos y/o
registros Requieren Control?
 Cuando el documento sirve como guía para la
producción de bienes y/o servicios en la organización.
 Cuándo el documento se utiliza para el control de
proceso deproducción.
 Cuándo el documento es utilizado para la toma de
decisiones por parte del personal de producción.
 Cuándo el documento es utilizado para la recolección
de datos que podrian ser utilizados posteriormente
para la toma de decisiones en el ámbito del sistema
de calidad.
 Cuando la información en el documento es tan
importante que de no hacerlo representa un riesgo.
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Documentos vs. Registros
• Un documento es una cosa viva. La
información contenida en un documento está
sujeta a cambios; el cual puede ser revisado y
actualizado si es requerido. Un registro, por
otro lado, es historia. La información de un
registro no se puede cambiar, porque el
registro se limita a establecer lo que ya ha
sucedido en el proceso.Documento en constante
cambio
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Terminología de Control de
Documentos
• Procedimiento: Describe el proceso & los
requerimientos del producto , proceso y/o
sistema.
• Instrucción de trabajo: Conjunto de pasos
que explican la forma de llevarse a cabo una
actividad. Especificando el QUE se hace, el
COMO se hace y quien es el RESPONSABLE.
•Registro de Calidad:
Documento que
proporciona
evidencia
de
actividades
realizadas.
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¿Porque los documentos & los
registros son importantes?
• Los documentos son los comunicadores del
sistema de calidad. Ya que las instrucciones
verbales a menudo ocasionan diversos
problemas tales como:
 No son escuchadas
 Se malinterpretan
...