Control de documentos y control de registros

Control de documentos y Control de registros

La administración documental es un proceso fundamental cuando se desarrolla un sistema de gestión de calidad en una organización. Los documentos en loscuales se describe cada uno de los procesos y donde se almacenan los registros permiten a lo largo del proceso de gestión de calidad desarrollar el ciclo PHVA de manera óptima toda vez que durantecada uno de los ciclos se debe documentar a fin de poder desarrollar según lo planeado, así al momento de planificar se deja registro de lo elaborado, definiendo procesos, metas y la manera deejecutarlas; así mismo en el hacer, la documentación registrada permite a la organización entrenar el personal y dar a conocer los procesos y las herramientas disponibles para llevarlos a cabo, teniendo encuenta que es en este ciclo en el que publicar de manera efectiva las metas, propuestas y objetivos de la organización debe ser clara, de acceso para todos los que influyan en los procesos y ampliadifusión.

Por otra parte en el ciclo de Verificar, quizá la más importante, se debe tener en cuenta los documentos elaborados en el comienzo del ciclo, a fin de poder comparar con los resultadosalcanzados en un periodo de tiempo determinado y poder evaluar la correcta ejecución realizada y las mejoras a proponer, por lo que es en este ciclo donde se confrontan, los procesos diseñados versus losresultados obtenidos y se toman decisiones frente a cada uno de los asuntos establecidos, así mismo se toman acciones correctivas y de mejoramiento continuo.

Seguidamente en el ciclo del actuar, elacceso a la documentación y registro de procesos permite un mejor desempeño de quienes influyen en el desarrollo de las actividades de la organización, y es en éste ciclo en el que se arrojan losresultados de ejecución y se registran los informes de gestión, con los cuales se inicia el proceso de nuevo, planeando acciones de mejoramiento, ejecutando éstas y verificando nuevamente para así obtener...