Control de documentos

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO

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Establecer la metodología para el control de la documentación del Sistema de Calidad de General Security Ltda. 2. ALCANCE Esta norma tiene obligatoriedad y aplicación para toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y todos aquellos documentos que provengan de flujos de información externa deincidencia en los procesos de la organización. 3. DEFINICIONES Documento: Manera formal de definir, registrar y distribuir información relacionada con la Organización como procedimientos, especificaciones, datos, y recursos relacionados con las áreas que impactan a la Calidad. Esta información se encuentra contenida en medio escrito y/o magnético. Procedimiento: Manera especifica de realizar unaactividad ó llevar a cabo un proceso, generalmente contiene que se debe hacer, quién lo debe hacer, cuándo, cómo y dónde se debe hacer; además describe los recursos necesarios para su ejecución y directrices para su control y evidencia. Revisar: Consiste en verificar que los documentos del Sistema Gestión de Calidad correspondan a la realidad, son consistentes con las normas relacionadas y con lascondiciones previstas y planificadas con el fin último de alcanzar los objetivos establecidos. Aprobar: Consiste en verificar que lo que se encuentra documentado corresponde con las políticas, objetivos y/o requisitos de calidad y constituye la autorización para continuar o iniciar su aplicación. Editar: organización formal y oficial de los documentos (revisados, aprobados y listos para suaplicación) en cuanto a forma y estructura según se haya dispuesto. Formato: Son documentos donde se registran datos y/o resultados de las actividades relacionadas con la calidad.
NOTA: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: FECHA ULTIMA ACTUALIZACIÓN:

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Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades efectuadas o delos resultados alcanzados. Listado Maestro Control de Documentos y Registros: es el listado donde aparecen relacionados todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de General Security Ltda de origen interno. Elaboración: es la creación de un documento nuevo del Sistema de Gestión de Calidad Modificación: es el cambio de forma o fondo de determinado documento del Sistema de Gestión deCalidad. Solicitud de Elaboración o Modificación de un Documento: es el formato a través del cual el usuario que desea elaborar o modificar un documento deja la evidencia de la solicitud para realizar alguna de estas acciones y su respectiva aprobación. Original: es el formato que lleva en el pie de página la evidencia de la revisión y aprobación del documento y por lo tanto formaliza su emisión.Copias Controladas: son todas aquellas copias de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad que tienen información restringida y por lo tanto solo deben estar en manos de las personas a las cuales les incumbe su contenido y están autorizadas por la organización para tener acceso a esta. Copia no controlada: son todas aquellas copias de documentos del Sistema de Gestión de Calidad que no poseenrestricción para su consulta o distribución. Documento Obsoleto: es aquel documento que por el paso del tiempo, su uso o forma ya no aplica para la actividad actual que realiza la organización. Tiempo de retención: tiempo de conservación del documento después de haber sido declarado como obsoleto. Disposición final: acción que decide el destino final del documento después que ha finalizado sutiempo de retención.

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4. CONDICIONES GENERALES •

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Todos los documentos elaborados por el Sistema de Gestión de Calidad de General Security Ltda., deben regirse por lo que dice la Norma Fundamental. Todos los documentos aprobados del Sistema de Gestión de Calidad (originales), deben ir almacenados en medios físicos y/o...