Control de documentos

[pic]

FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
FINANZAS CORPORATIVAS

Control de Documentos

Alumno:

INDICE

1.0 INTRODUCCION

2.0 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

2.1 Proposito

2.2 Alcance

2.3 Responsabilidades

2.4 Definiciones

2.5 Procedimiento

2.6 Referencias

3.0 PROCEDIMIENTO PARACONTROL DE REGISTRO

4.0 ANEXOS

Anexo 1: Solicitud de Número de Documento al CCDP

Anexo 2: Instrucción para Control de Documento

1. INTRODUCCION

El propósito de este informe es describir los procedimientos de Control de Documentos y Control de Registro que pertenecen a los Requisitos de la Documentación, descritos en la Norma 9001:20008.

Presentaremos un ejemplo de los procedimientosque tiene implementado la compañía de Ingeniería Bechtel Mining & Metals, para el control y registro de sus documentos.

La siguiente figura muestra los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad:

2. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

1. Propósito

Este procedimiento describe las funciones que realiza y los sistemas que usa el Centro de Control de Documentos de Proyecto(CCDP) para procesar y controlar los documentos y datos de proyecto.

2. Alcance

Este procedimiento rige para todos los proyectos de Bechtel Mining & Metals (M&M), y establece el marco conceptual para un procesamiento ordenado y para el mantenimiento de documentos, planos y datos archivados que se reciban o se generen y emitan en los proyectos de M&M.

Los detalles de procesos y controlesespecíficos del CCDP pueden consultarse en los procedimientos respectivos para Servicios de Oficina y Administrativos de M&M.

3. Responsabilidades

El Líder de Control de Documentos de Proyecto es responsable de la implementación de este procedimiento.

El personal del CCDP o su equivalente departamental es responsable de procesar los documentos de proyecto de acuerdo con este procedimiento ycon otros procedimientos que rijan para los documentos que procesen.

Todo el personal del proyecto es responsable de presentar de forma oportuna al CCDP todos los registros de proyecto que generen o reciban y que precisen de emisión, distribución o retención de largo plazo. El personal del proyecto también es responsable de proporcionar instrucciones al CCDP respecto a requisitos dedistribución, a restricciones de acceso y a cualesquier otros manejos especiales.

4. Definiciones

Lista de Control de Acceso (LCA): Una lista que contiene todos los niveles de permiso para que un usuario o un grupo de usuarios accesen un documento en InfoWorks. El CCDP aplica una lista de control de acceso confidencial a documentos sensibles para limitar el acceso a ellos sólo a quienes tengannecesidad de conocerlos.

Atributo/Propiedad: Un término que se usa respecto a campos de datos en InfoWorks y respecto a información sobre un documento.

Sistema de Información y Numeración de Bechtel (BINS en inglés): Una base de datos integrada con InfoWorks que almacena tablas de datos para los elementos del sistema de

numeración de documentos.

eRoom: El espacio de trabajo electrónicocolaborativo de Bechtel tanto para usuarios internos como externos. La aplicación de esta plataforma permite la colaboración del proyecto con proveedores, socios, subcontratistas y clientes.

InfoWorks: Es el Sistema de Manejo Electrónico de Documentos (SMED) de propiedad de Bechtel para manejar documentos e información durante todo su ciclo de vida; desde su creación o recibo; durante suprocesamiento, distribución, mantenimiento y almacenamiento; y hasta su eliminación final.

Archivo Maestro: Un depósito de originales impresos (duros) o de copias de registro de documentos de proyecto que mantiene el CCDP o los departamentos responsables por esos documentos.

CCDP – Centro de Control de Documentos de Proyecto.

Reservador de Espacio: Un documento creado en InfoWorks con un Número...