Control de documentos

Procedimiento de control de documentos

Código: CCPR01 Revisión: A

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Procedimiento de control de documentos
CÓDIGO CCPR01

Tabla de Revisiones

Revisión A

Contenido/Cambio Primer establecimiento

Elaboró / Fecha Ing. José A. Sarricolea V. Mayo 2005

Fecha de entrada en vigor 30 de Junio 2005

Procedimiento de control de documentos

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1.0 Propósito
Asegurar que los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) sean los apropiados para la Universidad y estos se encuentren a disposición del personal según sus responsabilidades en su edición vigente y evitar el uso de documentos obsoletos.

2.0 Alcance.
Este procedimiento es aplicable a los documentos internos y externos del Sistema de Gestión dela Calidad.

3.0 Políticas.
• • En los documentos internos deberán participar los usuarios, ya sea en su elaboración, revisión o aprobación. Es responsabilidad de los Elaboradores y Revisores después de aprobar un documento, capacitar a los usuarios de dicho documento y estos a su vez deberán de hacer lo mismo con el personal a su cargo. Una vez revisado y aprobado un documento, el coordinadorde calidad procederá a sellar de ORIGINAL, cada hoja en la parte posterior, y registrarlo en la Lista maestra de Documentos Internos (ver anexo 2), quedando este documento a resguardo del Coordinador de Calidad. Un documento se considerará aprobado una vez que se ha llevado a cabo el llenado y entrega del registro de revisión (anexo 4) y el documento en formato electrónico al coordinador deCalidad, para que lleve a cabo su registro en la Lista maestras de documentos internos. En la elaboración de los documentos deberá considerarse suficiente flexibilidad para adaptarse a los diferentes estilos de comprensión, y para mantener la uniformidad y estandarización, se deberá considerar para su elaboración lo establecido en “Contenido básico de los documentos del SGC” indicado en el anexo 5 deeste procedimiento. En la programación de las actividades será factible la reprogramación, cuando las circunstancias lo ameriten, debiendo justificarse el (los) motivo(s) y/o causa(s) que originan la reprogramación. Los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad estarán disponibles para los usuarios en un ejemplar impreso con el sello de: DOCUMENTO CONTROLADO en tinta roja, que estará adisposición en cada una de las áreas del personal manifestado en la Lista Maestra de Documentos Internos (anexo 2), quien se hará responsable del uso y del manejo correcto del documento.

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Los documentos de origen externo del Sistema de Gestión de la Calidad, ya sea paraaplicarlos tal y como están o que se tomen como base de elaboración, deberán darse de alta en una Lista Maestra de Documentos Externos (ver anexo 3) y su control, difusión y distribución quedará a cargo del Abogado(a) General. Para el caso de los documentos de índole académico serán las Direcciones de Carrera las responsables de dicha distribución y difusión. Los documentos de origen externo o internoque se han vuelto obsoletos, por cambio de revisión o porque ha desaparecido la actividad documentada, deberán ser borrados del medio electrónico (para el caso de los documentos internos) y deberán destruirse los ejemplares impresos, en el caso de que estos se mantengan por alguna razón, se identificarán con el sello de: OBSOLETO en tinta roja y se conservarán en las áreas responsables de susresguardos. Queda prohibido el fotocopiado y/o copiado de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad sin la autorización escrita de la Coordinación de Calidad para el caso de aquellos que son internos, en caso de autorizarse llevará el Sello de Copia No Controlada en tinta roja. Todo documento que no esté sellado (Sello de original y/o copia controlada en tinta roja) y dado de alta en la lista...