Control De Documentos

Empresa
Procedimiento Control Documentos
PCD-1


Fecha

1.- Objeto

La finalidad del presente procedimiento es determinar una metodología para garantizar el control de los documentos internos y externos que componen el Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos. Del mismo modo dicho procedimiento asegurará que los documentos son aprobados, revisados, actualizados, identificados,editados, distribuidos y anulados de forma controlada.

Del mismo modo, el procedimiento definirá controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros del Sistema.

2.- Alcance

Se aplica a todos los documentos (internos y externos) y registros del SGIA

3.- Definiciones

Documento: recopilación de datos que arrojan un significado impresoen papel, disco óptico, electrónico y/o fotografías.

Documento interno: aquel que elabora la propia empresa impreso en papel, óptico o electrónico y/o en fotografía

Documento externo: aquel que elabora un organismo o entidad ajenas a la empresa y que sirve de apoyo para el desarrollo de la actividad de la empresa. Puede estar en los mismos soportes que un documento interno.



EmpresaProcedimiento Control Documentos
PCD-1


Fecha


4.- Documentos del SGIA

Manual de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
Procedimiento de documentación y registros
Plan APPCC
Programa de Prerrequisitos
Requisitos legales aplicables
Registros de las comunicaciones
Procedimiento de actuación en caso de identificación de producto inocuo
Registros de calibraciones
Procedimiento de auditoría internaDocumentos que describan las materias primas, ingredientes, productos finales, uso previsto y manipulación del producto final.
Plan de formación

5.- Elaboración de documentos del SGIA

Los documentos del SGIA pueden ser elaborados por el Responsable de Calidad e Inocuidad de los alimentos. También podrán ser creados por los responsables de las áreas afectadas. Todos los documentos llevarán un título, ellogotipo de la empresa, número de revisión y fecha de revisión.

Pasos
Actividad
Responsable


1
Solicitud elaboración documento, adjuntando el modelo
Responsable Calidad e Inocuidad de los Alimentos/Responsable de área
2
Revisión de la solicitud para asegurar su necesidad
Responsable de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
3
Aprobación del documento
Responsable de Calidad e Inocuidad de losAlimentos
4
En caso de no aprobación, notificación a quien lo solicitó y los motivos
Responsable de Calidad e Inocuidad de los Alimentos


5
Identificación del documento
Equipo de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
6
Revisión de la documentación afectada por el cambio
Equipo de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
7
Información a todo el personal involucrado
Equipo de Calidad e Inocuidad de losAlimentos
8
Asegurar la disponibilidad del documento

Equipo de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
9
¿El documento requiere modificación y/o anulación?
Responsable de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
10
En caso afirmativo se vuelverealizar el proceso









6.- Distribución de la documentación.


Habrá una única copia de la documentación del SGIA en las oficinas de la empresa de la que seráresponsable el Responsable de Calidad e Inocuidad de los Alimentos. En caso de que se tenga que distribuir documentación del SGIA se tendrá que cumplimentar una ficha de “Control de distribución de documentos”

7.- Actualización de documentos

Cuando se produzcan cambios en algún documento que conforma el SGIA, éstos se reflejarán en el propio documento. Se realizará una versión nueva del documentoanulándose y destruyéndose la versión obsoleta.

Los documentos en soporte informático pasarán a la carpeta de anulados.


8.- Documentos de procedencia externa

Los documentos externos son aquellos no creados por la empresa pero que se incorporan al SGIA. Un ejemplo de estos documentos puede ser legislación aplicable, especificaciones o pedidos del cliente.



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