control de gastos

INTRODUCCIÓN

El alumno desarrollará una estrategia a seguir en una empresa de servicios para el control de cobros a clientes según su antigüedad de saldos, así como una estrategia a seguir para controlar sus gastos fijos generados en la empresa.

DESARROLLO
El control de gastos es un tema estratégico. Al desarrollar esta labor es necesario enfocarla en rubros claves, sobre los cualestengas control y que al reducirlos no afecten el negocio.
Una empresa de servicios no debe esperar una crisis para iniciar un programa para lograr la máxima eficiencia en los gastos. El control de gastos debe ser una tarea permanente de parte del gerente y el contralor de tu empresa.
No podemos decir que exista un método aplicable para cualquier empresa a la hora de buscar una gestión de reducciónde gastos, pero sí es posible entregarte una serie de consejos para encaminarte al éxito en esta importante tarea.
1. Análisis de Tendencia
Revisa todo tipo de gastos, comparando con meses o períodos anteriores, y pon atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución.
2. Justificación
Haz el ejercicio de presupuesto base cero con losgastos y solicita a cada área y departamento que “justifique” cada gasto a realizar y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Haz estas tres preguntas: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?
3. Presupuesto

Es importante establecer el presupuesto de gastos y monitorearlo mes a mes, evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no obligaa gastar, si puedes evitar o posponer los gastos hay que motivar a hacerlo.
4. Seguimiento

Para controlar los gastos es importante que realices un seguimiento. Éste consiste en monitorear los rubros claves en forma semanal o mensual, analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes.
5. Concienciar

Reducir o recortar gastos es difícil, por lo que, es necesario concienciar alas gerencias y también al resto del personal que es necesario realizarlo.
6. No tener miedo

Debes perder el miedo a recortar los gastos, son medidas duras. Pero recuerda que, si enfrentas una crisis deberás ejecutarlas antes que las consecuencias sean irrecuperables.
7. Premiar

Encárgate de motivar a los empleados a que expongan iniciativas de ahorro y reducción de gastos, de tal forma queaquellos que aporten ideas que lleven a reducir gastos sean premiados
El control de cobros a clientes representa un papel fundamental y complicado para las empresas que venden a crédito, muy especialmente en tiempos de crisis como los que vivimos actualmente, cuando no hay mucho flujo de efectivo por la contracción de la economía.

Creo que estaremos todos de acuerdo en que ninguna empresapuede darse el lujo de no presionar de alguna manera para recibir el pago de sus ventas a crédito, sobre todo porque la buena administración del efectivo marca la diferencia entre perder dinero o ganar utilidades.
Al vender a crédito es muy importante que dejemos muy claro las condiciones con el cliente, como es el plazo, las formas de pago, las consecuencias por no pagar a tiempo (interesesmoratorios por ejemplo) entre otros. Es muy fácil por parte de las empresas colocar sus productos a crédito, pero el gran reto es la recuperación de la cartera.

No hay que esperar a que la cuenta presente mucho tiempo de retraso para actuar, es indispensable que desde varios días antes de que venza el pago si es posible, enviarle al cliente un mensaje como recordatorio de pago, por correo electrónicopor ejemplo, si el cliente no paga a tiempo, debemos notificarle nuevamente que no cumplió en la fecha pactada y que le damos un plazo adicional de pocos días para que se presente a pagar.

Hay que ser firmes a la hora de cobrar y no preguntar si es posible que puedan pagarnos o cuando podrían pagarnos, ya que esto no funciona por el simple hecho de que el cliente sentirá que tiene el poder...