Control de la documentación

1. OBJETIVO

El objetivo del presente procedimiento es definir el método para el control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa. Tomando en consideración su elaboración, modificación, aprobación, distribución, archivo, tratamiento de documentos obsoletos y tratamiento de documentación de origen externo.

2. ALCANCE

Todos los documentos relacionados con elSistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria, de la empresa Granos y Semillas d Yucatán, que se emiten a nivel corporativo y de planta.

o Manual de Calidad
o Manual HACCP
o Programas Pre-requisito
o Procedimientos Operativos
o Formatos
o Registros
o Otros Documentos

3. DESCRIPCIÓN

3.1 Documentos del Sistema de Gestión Alimentaria

En el formato FCD-1-1 del presente procedimiento semuestra el contenido del encabezado y pie de la portada, así como el de las páginas interiores de los documentos del Sistema de Gestión Alimentaria. Las letras en cursiva indican las partes variables que son específicas de cada documento.

Cada uno de los espacios incluidos en cada documento, tanto en la portada como en las páginas interiores, se llenan de la siguiente manera:

a) Título delDocumento
Se incluye uno de los siguientes contenidos, dependiendo del ámbito del documento:
o Manual de Calidad
o Manual HACCP
o Programas Pre-requisito
o Manual de Procedimientos (para los procedimientos y las instrucciones del Sistema de Calidad de la empresa)

b) Subtítulo del Documento
El nombre de cada documento es propuesto por el responsable de la elaboración del mismo, y aprobado porel Director del Sistema y el Director General de la planta.

c) Código del Documento
Los manuales y procedimientos del Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria irán codificados según el siguiente esquema:
o Manual de Procedimientos MPD-X-Y CZ
o Manual de Calidad MCC-X-Y CZ
o Manual HACCP MHC-X-Y CZ
o Programa de Buenas Prácticas de Manufactura BPM-X-Y CZ
o Programa deControl de Plagas PLG-X-Y CZ
o Programa de Limpieza LMP-X-Y CZ
o Programa de Control de Químicos QMC-X-Y CZ
o Programa de Control de Alérgenos ALG-X-Y CZ

En donde:
- Las primeras 3 letras corresponden al documento al que se está haciendo referencia.
- X es un número que corresponde al número de documento, según el orden en que fueron generados, empezando por el número 1.
-Y es un número que corresponde a la versión del documento, de acuerdo con las revisiones que se le hayan hecho al mismo y sus correspondientes modificaciones, empezando por el número 1.
- Z es el número de copia generada del documento, para llevar un control de las copias oficiales generadas, comenzando por el número 1.

Cada versión del documento se identifica mediante la fecha de la últimaactualización y el número de revisión. El primer número de revisión es el cero. Este número de revisión se incrementa en cada revisión del documento en una unidad. Este número indica el número de versiones obsoletas del documento.

d) Numeración de Páginas
Cada página del documento irá numerada, excluyendo la portada, con el número de página que corresponda sobre el total de páginas deldocumento.
El número total de páginas del Manual de Calidad y Manual HACCP viene determinado por la portada, las hojas interiores y los anexos, mientras que el número total de páginas del Manual de Procedimientos y Programas Pre-requisito viene determinado por la portada y las hojas interiores incluidos los formatos.

e) Revisión del Documento
La segunda tabla de la portada indica quiénes han dadovalidez al documento mediante la autoridad correspondiente.

Hay dos personas que intervienen para oficializar un documento.
o Persona que Revisa: Indica quién (persona o grupo) ha escrito el documento.
o Persona que Aprueba: Indica quién tiene autoridad para aprobar el contenido del documento.

Todos los documentos necesitan ambas revisiones. Los responsables de hacerlo oficial se indican a...