Control de oficina

INTRODUCCION DEL TEMA

1 Por estos tiempos, no es sorprendente escuchar a muchas personas decir que pasan la mayor parte de su día sentados frente a un computador ya sea en una oficina o en tu propia casa, y es que los nuevos trabajos y la nueva tecnología informática siempre amenazando, así lo requieren.

Es por ello que, es de vital importancia saber acondicionar de manera correcta elque será tu centro de labores.

2 Concepto:
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.
3 Objetivos:
El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de lasactividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo delespacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

4 Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio
El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos yprogramas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Paramejorar la atención a las necesidades de los clientes.
Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funcionesasignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicacionesy sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.
Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de asignación de espacio deben estar relacionados con la planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamientopara los vehículos tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.
Para obtener una disposición efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una organización debemos contar con unidades de mejoramiento administrativo, áreas de apoyo operativo, consultoresexternos y un grupo de trabajo integrado con ese propósito

5 Ambiente físico.
La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al publico, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.
Para eliminar o disminuir los efectos...