Control de procesos en la administración de empresas

CONTROL DE PROCESOS

El control es la función administrativa que nos permite supervisar y comparar los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los limites de la estructura organizacional.
Existen tres tipos de control:
* Control preliminar* Control concurrente
* Control de realimentación
Control preliminar: Se da antes del inicio de las operaciones. Se enfoca en la creación de políticas, procedimientos y reglas para asegurar el cumplimiento de las actividades planeadas. Su importancia radica en la creación y planeación de los procesos a llevar a cabo.
Control concurrente: Este tipo de control se da durante la ejecución delos planes; en este punto se ejerce una mayor dirección, vigilancia y sincronización de las actividades a desarrollar. Garantiza la correcta ejecución de los planes.
Control de realimentación: Es el proceso de mejora continua. Aquí se tienen en cuenta los sistemas de información para ser analizados y hacer buen uso de la información que contienen, con el fin de lograr una corrección de lasdesviaciones que se pueden presentar durante los procesos.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DE PROCESOS
El control de procesos es de vital importancia en las organizaciones, ya que este seguimiento continuo permite un mejor aprovechamiento de los recursos y de esta manera logra:
* Crear mejor calidad.
* Enfrentar el cambio.
* Producir ciclos más rápidos.
* Agregar valor.
* Facilitar ladelegación y el trabajo en equipo.
Para ejercer un mayor control en los procesos es necesario tener claridad en lo que se va a hacer y en identificar las áreas de desempeño que necesitan ese seguimiento; entre las áreas de desempeño en la organización se pueden encontrar:
* Producción-calidad, enfocada en la eficiencia de los procesos para la buena elaboración del producto o servicio,teniendo en cuenta los estándares establecidos;
* Información clara, precisa y oportuna, a partir de la cual se ejerce un seguimiento continuo de los procesos y se observan las falencias en las que se incurre;
* Costos, ya que es importante tener en cuenta el óptimo manejo de los recursos con los que contamos, por lo cual se debe enfocar en dónde se están presentando las desviaciones quetraen como consecuencia costos innecesarios.

ELEMENTOS DEL CONTROL DE PROCESOS
El control es un proceso que se compone de cuatro elementos que se suceden:
1. Establecimiento de estándares
2. Evaluación del desempeño
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido
4. Acción correctiva

Se dice que existe un control o estabilización de un proceso cuando:
* Se conoce supropósito (Misión).
* Están descritos sus pasos (Subprocesos).
* Están identificadas sus entradas y salidas.
* Están identificados sus clientes y proveedores.
* Existe un Responsable.
* Se mide y mejora su efectividad y eficiencia.
Después de establecer un diseño de procesos adecuado y de implantarlo en la organización, es necesario establecer diversos mecanismos que nospermitan medir su calidad. Estos mecanismos deben utilizarse sistemáticamente para conocer los aspectos claves que intervienen en dicho proceso:
* La efectividad en los procesos.
* La satisfacción de las necesidades de nuestros clientes internos y externos.
* El mantenimiento de los niveles de eficiencia y la optimización de los recursos.

Existen diversos mecanismos para ejercer elcontrol y la mejora de los procesos en la organización, entre ellos se encuentran:
5W+2H
Técnica que nos permite identificar los problemas presentes en un proceso o procedimiento para dar una posible solución identificando sus causas.
Definimos el problema bajo el método de las 5W2H así:
1. Qué – (What)= Escribir el problemas más importante según la recolección de Datos.

2. Cuándo –...