Control de proyectos
Páginas: 10 (2315 palabras)
Publicado: 26 de octubre de 2010
TEMA 8:EL CIERRE DEL PROYECTO.
8.1.- INTRODUCCIÓN:
El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando: Desde el punto de vista técnico, que todas las actividadeshayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo. Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aún no se hayan cobrado). Objetivos principales: • • • Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados ylos beneficios obtenidos. Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado. Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios: • • Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación,productos, etc ...). Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.
El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y seextraerán conclusiones sobre ello.
8.2.- ACEPTACIÓN:
Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la aceptación del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento.
ACTA DE RECEPCION
Referencia : Proyecto : Cliente :
Entrega de : Fecha : Parcial Final
Elementos entregadosPruebas realizadas
El Cliente certifica que la totalidad de los suministros o servicios reseñados en la presente acta de recepción han sido entregados/terminados y que, habiendo sido sometidos a las pruebas de validación y aceptación indicadas, están de acuerdo con las especificaciones formales y demás requisitos contractualmente convenidos y establecidos entre las partes, con las siguientesOBSERVACIONES :
Por el Cliente:
Por el Contratista:
Fdo. : Fecha :
Fdo. : Fecha :
Formato de aceptación parcial/final de los trabajos Con la firma del acta de aceptación, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que está conforme con ellos.
8.3.- INFORME DE CIERRE DE PROYECTO:
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido enel proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene
la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello. Existen en los informes de cierre de proyecto otras utilidades: Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas. Analizar la tendenciahistórica de los proyectos gestionados por cada responsable. Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con cada cliente. Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o emergentes. La documentación del cierre se compone: Balance de ingresos y gastos. Informes de situación finales. Lista de documentación generada. Lista de productos generados. Otros, en función de laempresa y del proyecto concreto. 8.3.1.- BALANCE DE INGRESOS Y GASTOS:
Figura 6.2 Balance de ingresos y gastos para el cierre del proyecto. (Libro pág. 218)
Valores negativos indican ahorro (incremento del beneficio). Valores positivos indican gastos superiores (reducción del beneficio). Hay que incluir todos los gastos, aún cuando no hayan sido contablemente imputados: - Facturas libradas...
8.1.- INTRODUCCIÓN:
El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando: Desde el punto de vista técnico, que todas las actividadeshayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo. Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aún no se hayan cobrado). Objetivos principales: • • • Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados ylos beneficios obtenidos. Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado. Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios: • • Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación,productos, etc ...). Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.
El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y seextraerán conclusiones sobre ello.
8.2.- ACEPTACIÓN:
Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la aceptación del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento.
ACTA DE RECEPCION
Referencia : Proyecto : Cliente :
Entrega de : Fecha : Parcial Final
Elementos entregadosPruebas realizadas
El Cliente certifica que la totalidad de los suministros o servicios reseñados en la presente acta de recepción han sido entregados/terminados y que, habiendo sido sometidos a las pruebas de validación y aceptación indicadas, están de acuerdo con las especificaciones formales y demás requisitos contractualmente convenidos y establecidos entre las partes, con las siguientesOBSERVACIONES :
Por el Cliente:
Por el Contratista:
Fdo. : Fecha :
Fdo. : Fecha :
Formato de aceptación parcial/final de los trabajos Con la firma del acta de aceptación, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que está conforme con ellos.
8.3.- INFORME DE CIERRE DE PROYECTO:
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido enel proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene
la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello. Existen en los informes de cierre de proyecto otras utilidades: Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas. Analizar la tendenciahistórica de los proyectos gestionados por cada responsable. Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con cada cliente. Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o emergentes. La documentación del cierre se compone: Balance de ingresos y gastos. Informes de situación finales. Lista de documentación generada. Lista de productos generados. Otros, en función de laempresa y del proyecto concreto. 8.3.1.- BALANCE DE INGRESOS Y GASTOS:
Figura 6.2 Balance de ingresos y gastos para el cierre del proyecto. (Libro pág. 218)
Valores negativos indican ahorro (incremento del beneficio). Valores positivos indican gastos superiores (reducción del beneficio). Hay que incluir todos los gastos, aún cuando no hayan sido contablemente imputados: - Facturas libradas...
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