Control de registros

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros básicos para efectuar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad de Refrigeración Industrial y Comercial Nibec Ltda., para asegurar el control, administración y adecuado uso según normatividad vigente de los registros del sistema generados comoresultado de la gestión de los procesos, adicionalmente se debe tener disponible la versión vigente de los registros para ser utilizados por los usuarios del sistema y facilitar el acceso a estos cuando se requiera.

ALCANCE

Este procedimiento se aplica para todos los documentos de origen interno y externo físicos y/o magnéticos de Refrigeración Industrial Y Comercial Nibec Ltda.2. DEFINICION.
➢ Acceso: Medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los Registros de calidad y para permitir su consulta a determinados usuarios.
➢ Almacenamiento: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros de calidad.
➢ Ciclo vital de documento: Diferentes momentos de vida del documento desde que su elaboración hasta que se determina modificarloo anularlo por su obsolescencia.
➢ Documento: información y su medio de soporte. Abarca tanto la información contenida en el documento en si como las diferentes formas que estos podrían tener tales como los documentos escritos. Los discos duros de computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.

|Elaborado: |Revisado|Aprobado: |
|___________________ |____________________ |____________________ |

➢ Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
➢ Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse confines administrativos y legales.
➢ Deposito de archivo de gestión: lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de las series de documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trámite de acuerdo con los tiempos de retención estipulados.
➢ Identificación: Acción que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con el producto ola actividad involucrada o el procedimiento del sistema de gestión de calidad.
➢ Listado del Control de documentos y registros: es un listado que indica todos los documentos y/o registros internos y externos existentes del sistema de gestión de calidad, especificando su código, nombre, fecha de aprobación, versión, soporte del documento, ubicación/protección del documento.
➢ Protección:Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.
➢ Registro: documento físico o magnético que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas.
➢ Tiempo de Retención: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales.
➢ Versión: Se refiere alas veces que ha sufrido modificaciones un documento.

3. RESPONSABILIDADES

1. GERENCIA

Responsable de proveer los recursos necesarios para el manejo de los documentos activos de cada proceso y disponer de un área para almacenar los documentos inactivos y mantenerlos a disposición en caso de que fuesen requeridos, antes de su destrucción.

2. COORDINADOR HSEQ Y/OREPRESENTANTE DE LA DIRECCION

Es encargado de hacer la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros base del Sistema de Gestión de Calidad de Refrigeración Industrial y Comercial Nibec Ltda. Esto queda evidenciado en medio físico y magnético (en las áreas que tengan la disposición de los recursos) en la Lista de Control de Documentos y...