Control de sistemas de archivo

A. IDENTIFICACIÓN DE LOS ARCHIVO MECÁNICOS
Es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos.
La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativoy mediante ordenadores.
* OBJETIVOS
* Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
* Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
* Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
* Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la Documentación empleada y necesaria.
* Que tenga un sistemaeficaz de reproducción de documentos.
* Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
* VENTAJAS Y LIMITACIONES
Dispone de diferentes elementos para la
Realización de trabajos:
- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
- Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.
-Guillotina: Para recortar las láminas.
-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.
* PROCEDIMIENTO PARA MANEJO Y DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.
Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente año, y de la cual tenemos un ejemplo.
Unavez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso alarchivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.
Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catálogo por orden alfabético del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre y se coloca enel lugar que alfabéticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite.
Los catálogos así archivados son los del tipo "monográficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.

B. IMPLEMENTACION DE ARCHIVOS MECANICOS
* GAVETAS
Un cajón o gaveta es unreceptáculo en el cual pueden colocarse objetos. Suelen estar incorporados a mesas, escritorios y otros muebles. Para resguardar objetos privados o información confidencial, muchos cajones tienen cerradura.

-MARBETES
Cédula que por lo común se adhiere a las piezas de tela, cajas, botellas, frascos u otros objetos, y en que se suele manuscribir o imprimir la marca de fábrica, o expresar en unrótulo lo que dentro se contiene, y a veces sus cualidades, uso, precio, etc.

-PESTAÑAS
Elemento que se encuentra en las interfaces gráficas, que permite cambiar entre distintos documentos o secciones de forma rápida. Generalmente constan de un campo de texto dentro de un cuadro rectangular y se ubican una al lado de la otra en fila. Pueden compararse a los marcadores de la A a la Z en unaagenda telefónica.
-CARPETAS
Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización.
Las carpetas de archivo consisten en generalmente una hoja de papel gruesa o bien, fina, pero rígida. La lámina se dobla por la mitad alcanzando una superficie superior a la de un papel DIN A4. Los documentos se guardan en su interior agrupados por temáticas...