Control documentos y registros

1. OBJETO

Establecer la metodología para el control, mantenimiento, archivo, modificación y/o eliminación de los documentos requeridos por el SIG, Sistema Integral de Gestión (Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad) de RAYCO LTDA.

• TIPO DE PROCESO: De apoyo

2. ALCANCE

Controlar y verificar todos y cada uno de los documentos que se generen y apliquen al Sistema Integral deGestión, desde su elaboración, revisión, aprobación, distribución, implementación y archivo. Aplica para todos los procesos de la organización.

3. RESPONSABLES

El Gerente de HSEQ, en conjunto con el (los) coordinador(es) de HSEQ, son los encargados modificar los documentos del SIG.

Los jefes de proceso son responsables de velar por la confiabilidad y actualización de los documentosdel proceso a cargo, los cuales hacen parte del SIG

4. DEFINICIONES

APROBAR

Autoriza la aplicación de un documento, formato, registro ó dato, de acuerdo a los parámetros establecidos por el Sistema Integral de Gestión.

CÓDIGO

Estructura alfanumérica que identifica los documentos del Sistema Integral de Gestión.

CAMBIO DE FORMA

Son todas aquellasmodificaciones que no afectan la estructura original de un documento, formato ó dato y afecta parcialmente el mismo sin necesidad de generar una nueva versión.

CAMBIO DE FONDO

Es aquella modificación que por su complejidad implica un cambio de todo el documento, formato o dato. Conlleva a una nueva versión y fecha de actualización.

DATO

Toda aquella información que sirven de consultacomo son: Tablas e información técnica, a la que se hace referencia en la documentación del SIG

AREA

Es el tipo de estructura definido específicamente para esta organización y sirven de apoyo en las funciones que la gerencia delega para su óptimo desempeño.

DOCUMENTO

Información y su medio de soporte, la cual permite el funcionamiento del Sistema Integrado de gestión, Ej.(Procedimientos, instructivos, formatos, entre otros.)

DOCUMENTO CONTROLADO

Documento que se crea o modifica, siguiendo una revisión y actualización para su aprobación antes de su emisión actualiza, verifica y controla la documentación que hace parte del Sistema Integral de Gestión.

DOCUMENTO NO CONTROLADO
Copia de un documento sobre la cual se ha provisto ejercer controlsobre su distribución. Se identifica al ser un documento impreso.

DOCUMENTO OBSOLETO

Documento que ha perdido vigencia en el Sistema Integral de Gestión (porque se aprobó una nueva versión del documento). Esta documentación se debe destruir o retirar del sitio asignado en la red; para evitar el uso indebido de la misma.

FLUJOGRAMA

Representación esquemática que muestra en formasecuencial todos los pasos de una actividad, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples.

LISTADO MAESTRO

Es un registro de los documentos que sirve como herramienta de consulta, y son diligenciados por el proceso de calidad. Este listado debe permanecer actualizado y ser confiable por ser entrada al SIG

PROCEDIMIENTO

Es una sucesión ordenada,sistemática y documentada que refleja la ejecución de un proceso.

REGISTRO

Recopilación de información obtenida para dar evidencia objetiva de las diferentes actividades realizadas.

REVISAR

Función responsable de constatar que lo que está escrito se hace.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Conjunto establecido de políticas y objetivos, como de métodos para alcanzar dichosobjetivos; lo cual permite dirigir y controlar la organización con respecto a la salud, la seguridad, el ambiente y la calidad

VERSIÓN

Define cuantas actualizaciones ha tenido un documento, en el momento de su consulta. Permitiendo hacer uso de la versión actual aprobada.

GENERALIDADES

5.1 PIRAMIDE DE DOCUMENTOS

Los documentos son parte fundamental del Sistema Integrado de...