Control documentos

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, distribución, divulgación, archivo y control de todos los documentos que forman el Sistema de Gestión Integrado, de la organización.

En el caso de los documentos externos, este procedimiento establecerá los mecanismos para su aprobación de uso, distribución, archivo y control.

2. ALCANCEEste procedimiento aplica a los documentos generados en las diferentes áreas de la organización o aquellos de origen externo y que hacen parte del Sistema de Gestión Integrado.

3. Definiciones

1. MANUAL DE GESTION INTEGRAdo

Documento que especifica el sistema de gestión integrado de la organización.

Nota: para la organización el sistema de gestión integrado esta compuestopor las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-GP 1000:2004, NTC-ISO 14001:2004 Y NTC-OHSAS 18001:2007

2. MACROPROCESO

Conjunto de Procesos interrelacionados y con un objeto general común.

3. PROCESO

Es un conjunto de actividades vinculadas ordenadamente las cuales se llevan a cabo repetidamente y que utilizan recursos e información para transformar insumos en productos abarcandodesde el inicio del proceso hasta la satisfacción de las necesidades del cliente y partes interesadas

4. PROCEDIMIENTO

Sucesión cronológica de acciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal,determinación de tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

5. INSTRUCTIVO

Documento detallado para la realización de una actividad o procedimiento este puede estar en cualquier medio (escrito, grafico magnético, audiovisual, etc.)

6. DOCUMENTO INTERNO

Información y su medio de soporte originado por laorganización.

7. DOCUMENTO EXTERNO

Información y su medio de soporte de externo a la organización y que sirven como apoyo a los procesos desarrollados por la misma.

8. REGISTRO

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

9. RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

Funcionario que realiza la actividad o procedimiento descrito10. RESPONSABLE PROCESO

Funcionario jefe, coordinador o director de proceso, area, agencia o compañía, que tiene responsabilidad y autoridad directa sobre uno o vario procedimientos y/o actividades.

11. LÍDER DE MACROPROCESO

Gerente responsable de un macroproceso con autoridad sobre el mismo para determinar políticas y directrices sobre el mismo.

Nota 1: Los responsables de larevisión y aprobación se encuentran definidos en la Matriz de Planificación de Procesos del Sistema de Gestión Integrado.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

|ACTIVIDAD |DETALLE |REGISTROS RELACIONADOS |DOCUMENTO REFERENCIA |RESPONSABLE |
|Identificación de|Los dueños de cada uno de los procesos son los responsables directos de la elaboración de |Formato de Seguimiento y |Documento objeto de |Responsable del procedimiento|
|necesidades de creación |procesos, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos relacionados a las |control de documentos |Incorporación o cambio | ||y/o modificación |actividades. Estos documentos se realizaran según lo descrito en el instructivo de | | | |
| |elaboración de documentos (DO-IN-05), |* Solicitud de Mejoramiento | |...