Control Interno Cuentas De Efectivo

Manual de Control Interno de Cuentas de Efectivo.
Caja general
Objetivos:
• Proporcionar un efectivo para la gestión de las ventas con los clientes que mantiene la empresa.
• Aplicar y mantener un fondo que sirve para pagos de la empresa ya que el mismo puede variar.
• Verificar un correcto manejo de la cuenta en sí, que incluya un informe y documentación sobre el manejo del efectivo de lacaja.
Procedimientos:
A- Elaborar cierres diarios de caja general que contemplan varios arqueos durante el día.
Estos arqueos pueden ser varios o uno al final de la jornada laboral, cada vez que se realizan debe llenarse un formulario que lo respalde, en dicho documento debe detallarse la composición de el saldo de la caja general y el depósito bancario realizado en consecuencia del arqueo.
B-Respaldar los reportes de cierre de efectivo.
Estos reportes constan de las formulas de arqueo, copia del deposito bancario, los reportes de las compañías de tarjetas, la cinta de caja registradora. Es de vital importancia que se registre toda la documentación, ya que de otra manera no podría haber total seguridad en las transacciones realizadas.
C- Realizar una copia de la documentación derespaldo de cada transacción.
Se debe mantener un respaldo de la documentación física, de esta manera cualquier duda referente al saldo de la caja general puede ser abortada.
D- Efectuar depósitos diarios por los excedentes de caja general ya sea el mismo día o más tardar el día siguiente.
La documentación física de dicha transacción debe resguardarse, pues da fe de dicho movimiento. Elexcedente de caja general no debe permanecer más de 24 horas en la empresa, ya que se corre el riesgo de que ocurra un robo o situaciones similares.
E- Custodiar el efectivo que esta en las cajas o en tesorería y su traslado al banco.
Esto es de suma importancia, ya que el efectivo custodiado representa los ingresos de la empresa, por lo que se deberán establecer normas de seguridad paramantener el efectivo tanto dentro de la empresa como en el traslado del mismo.
Caja chica
Objetivos:
• Servir de fondo fijo para poder realizar la cancelación de pagos menores que no generan un costo mayor a la empresa.
• Registrar gastos que varían según en cada departamento de la empresa y deben de presentarse en los balances que se realicen.
• Evitar o prevenir fraudes o errores en la cajachica.
Procedimientos:
A- Elaborar arqueos de caja chica de los cuales se deben hacer periódicamente y de forma sorpresiva.
Dichos arqueos los debe realizar una persona ajena el manejo regular de la caja chica, también debe llenar un formulario o auxiliar que respalde la realización de dicho procedimiento. El arqueo debe darse de manera sorpresiva y al menos una vez a la semana.
B- Reportar lasdiferencias que hayan durante el arqueo al jefe financiero inmediatamente.
Si al realizar el arqueo se detectan sobrantes o faltantes, se debe reportar al jefe financiero. En el caso de los sobrantes deben ser depositados en una cuenta bancaria en un periodo menor de 24 horas. En el cao de los faltantes se debe reponer el monto faltante de manera inmediata y justificar el motivo del faltante.
C-Efectuar la reposición del fondo de caja chica antes del cierre mensual.
Se emitirá un cheque a favor de caja chica para reponer el monto incurrido en gastos durante el mes, este cheque será por el valor exacto y deberá girarse después de haber realizado el aqueo de la última semana del mes. Debe realizarlo una persona ajena a la cuenta y debe ser revisado por un delegado del jefe financiero.
D-Hacer un control de horarios para mantener un mejor manejo de los dineros.
Los movimientos de la caja chica deben ser resumidos por jornada laboral. El reporte lo realizara la persona encargada de la cuenta.
E- Llevar toda la documentación de las transacciones.
Se debe mantener un registro físico de las transacciones, esto para dar credibilidad a los movimientos de la cuenta. Dichos documentos...