Control interno de agencias aduanales

OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS DE UN AGENTE ADUANAL

Dentro de este capitulo, examinaremos cada una de las formas mas convenientes y correctas de tratar a cada una de las partidas contables de una agencia aduanal, así como los beneficios económicos que esto ocasiona y los problemas mas comunes en que se incurre cuando no se les da un tratamiento correcto.

El agente aduanal en primerlugar, nunca debe perder el control de su equipo de trabajo por medio de reportes que le permitan, sin estar todo el día con el personal, poder darse cuenta del movimiento de su empresa lo que le redituara una mejor utilidad y sobre todo más tranquilidad, por lo tanto requiere de dos gerentes para los departamentos básicos de la agencia aduanal que son:

Departamento de tráfico y Departamentoadministrativo.

3.1 Distribución del personal para un sistema de control interno de agencias aduanales

Esta distribución no pretende ser la ideal, pero si pretende dar una idea de lo que se podría considerar para una organización de agencias aduanales, desde el punto de vista del control interno.

AGENTE ADUANAL (AUXILIDADO POR DOS GERENTES)

1. Gerente de trafico

Departamento deimportación

Departamento de exportación

Con personal especializado suficiente de acuerdo a las necesidades de la Agencia Aduanal.

2. Gerente administrativo

Departamento de facturación

-Control de anticipos

-Cuentas por pagar

-Cuentas por cobrar

Departamento de contabilidad

-Cheques

-Depósitos

-Control depagos efectuados por cuenta de clientes

Una vez que el agente aduanal sustituya la actividad por el nombre de empleado, puedo decir que ya dio el primer paso para determinar cual sería la obligación de cada uno de ellos, lo que le dará mas seguridad en el manejo de su oficina, es decir; en su Control interno.

Gerente administrativo

La persona ideal para este departamento seria uncontador publico o un licenciado en administrador de empresas.

Esta persona tendría un departamento de personal que sea suficiente de acuerdo al movimiento de la agencia aduanal para llevar la contabilidad administrativa.

Es entonces importante que el control interno y la contabilidad administrativa se complementen para un mejor control de las operaciones de la agencia aduanal.

Con esto, latoma de decisiones y las planeaciones serán más fáciles que si fueran únicamente con la contabilidad tradicional; es decir solamente con la interpretación de estados financieros tales como el balance general y el estado de resultados.

Con la contabilidad administrativa además de la elaboración de cuentas de gastos, cheque, depósitos, etc., se podrá llevar un control que nos permita conocer no sololos resultados generales de la agencia aduanal, sino también por cliente; lo cual nos permitiría tomar decisiones al conocer que clientes dejan mas utilidad a la empresa, o cuáles son los más o los menos importantes.

Con la información complementada con un estudio de la manera oportuna o rápida con que pagan los clientes, se podrá ajustar la cartera de los mismos con los más convenientes parala empresa.

La mayoría de los agentes aduanales a través del tiempo, siempre se habían preocupado por el departamento de trafico dejando para después el aspecto administrativo de su empresa; sin embargo actualmente ya se dieron cuenta de que una buena infraestructura administrativa de control interno, les podría dar una base solida para crecer sin tener problemas de control de saldos declientes, que no se olvide aplicar un pago a una cuenta de gastos, que se controlen bien los saldos en bancos, que haya liquidez, etc.

Si bien es muy importante conseguir clientes, darles prosecución para no perderlos, también es importante desarrollar bien el aspecto de control de lo que facturamos y cobramos, ya que dar una excelente prestación de servicios aduanales o ser los mejores del mundo,...