Control interno de compras

Control interno de comprasCONTROL INTERNO DE COMPRAS

Concepto
Plan de organización de contabilidad y funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición de compra.

Principios

1. Separación de funciones de adquisición, pagos y registro de compras.2. Ninguna persona que intervienen en la compra debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.

3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, será de complemento y no de revisión.

4. La función del registro de operaciones de compra será exclusiva del departamento de contabilidad.

Objetivos
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismos,confabulación, etc.
2. Localizar errores administrativos y financieros.
3. Obtener información segura, oportuna y confiable de compras.
4. Promover la eficiencia del personal de compras.
Bases del control interno

1. Requisición de compra: cuando se necesitan las mercancías, materiales, etc se formula una requisición de compras por triplicado, numerada progresivamente donde constaracantidad, clase, calidad y especificación de las mercancías, materiales, etc. ahora bien, el original es para el departamento de compras, duplicado para archivo o contabilidad y triplicado para el departamento que la emitió.
Autorización de compra: en ocasiones, resulta práctico que el departamento de finanzas o funcionario de alta gerencia autorice cada compra, formando la requisicióncorrespondiente, generalmente para efectos de control o presupuesto.

Cotización de precios de compra: el departamento de compras, una vez recibida y autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de proveedores, donde determinara, dirección, precios, condiciones, fechas de entrega, así como la información necesaria para formular la orden de compra y pedido al proveedor seleccionado.

Orden decompra y pedido al proveedor: Una vez seleccionado el proveedor se procede a formular la orden de compra o pedido al proveedor, donde se anotara el nombre, dirección, condiciones, fechas del pedido y, etc., así como cantidad, calidad clase y precios.

Ahora bien el departamentos de compra emite la orden y pedido numerados progresivamente, por cuadruplicado, original para el proveedor,duplicados sin precios, para recepción en almacén, triplicado para contabilidad, para efectos de control y registro en cuentas de orden, el cuadruplicado se queda en el departamento de compras, archivándolo en unión de la requisición de comparas que le dio origen, con las indicaciones pertinentes. En ocasiones, si existe en la empresa departamento de tráfico, se formulara una copia extra, de tal maneraque este departamento soluciones los problemas de tráfico en relación a compras.

Recepción de mercancías y materiales: almacén, una vez que recibe la copia del pedido del proveedor, hará los preparativos para la recepción de mercancías y materiales.

Cuando se reciben las mercancías, se comprobara clase, cantidad, calidad y demás características contra la requisición y pedido de compra por unlado, y contra la remisión y mercancías del proveedor.

Una vez comprobadas y verificadas, se formula la nota de entrada al almacén por cuadruplicado, debidamente numeradas progresivamente. Original para el departamento de compras , duplicado para contabilidad , triplicado para el departamento de tráfico y el cuadruplicado para el almacén trafico y el cuadruplicado para el almacén; tanto eloriginal como las copias estarán firmadas por las personas que intervienen.

Revisión y autorización de la factura de compras: cuando el proveedor envía la factura y copias, tanto el departamento de compras como el de contabilidad proceden a verificarlas como sigue:

El departamento de compras compara unidades, precios clase, calidad, etc., contra la copia del pedido de compra, nota de...